Automatiseer het routinewerk, behoud de beslissingen.
Waarom QuotifAI
Elke dag gaat er kostbare tijd verloren aan het overzetten van offerteaanvragen uit e-mails naar je ERP-systeem; gegevens opnieuw invoeren, regels controleren, fouten herstellen. Het is traag, repetitief en kostbaar.
Meteen bij binnenkomst verwerkt je digitale medewerker de aanvraag: e-mails en documenten interpreteren, prijsregels toepassen en een directe, gestructureerde prijs in je ERP plaatsen — zonder handmatige invoer.
Repetitief werk neemt af, doorlooptijden worden minuten in plaats van uren. Je team verwerkt meer offertes zonder extra FTE’s. Altijd accuraat, en leert bij elke correctie zodat het steeds slimmer wordt.
Snellere doorlooptijden
Meer offertes verstuurd, met minder wachttijd.
Minder fouten
Standaardchecks voorkomen overbodige communicatie en extra werk.
Naadloos in jouw workflow
We stemmen gegevensinvoer, productmatching, prijslogica en outputformats precies af op hoe jij werkt.
ERP‑koppeling
Wij maken en onderhouden de integratie met jouw bestaande systemen van begin tot eind.
Soepeler werken
Drukke periodes blijven beheersbaar dankzij betrouwbare automatisering.
Geleidelijk starten
Neem het in je eigen tempo over – geen ingrijpende grote veranderingen.
Voordelen
- Direct antwoord: stuurt snelle prijsindicaties naar klanten, ook buiten werktijd.
- Mens‑slimme AI: beslist zelfstandig bij vertrouwen, schakelt een korte check in bij onzekerheid.
- Van chaos naar ERP: Maak van elke rommelige omschrijving een volledige, direct verwerkbare ERP-order.
- Slimmer met elke correctie: het systeem leert van jouw aanpassingen en verbetert zichzelf continu.
- Niet ter vervanging, maar ter ondersteuning: je ERP krijgt een snelle, betrouwbare digitale collega.
- Document Capture: leest PDF’s, Excel-bestanden en e-mails, haalt de relevante informatie eruit en zet het om in gestructureerde data.
- ERP-klaar: wij verzorgen de koppeling en zorgen dat gegevens automatisch up-to-date blijven.
- Vertrouwde prijzen: importprocessen houden prijzen actueel en ingebouwde checks beschermen je marges.
- Perfect afgestemd: we customizen inputs en outputs voor jouw processen en producten.
- Veiligheid gegarandeerd: elke klant heeft een geïsoleerde, eigen omgeving.
Jouw werkdag met QuotifAI
Verifiëren
Begin je dag met alleen de items die echt jouw aandacht nodig hebben: het systeem markeert alles waar het niet volledig zeker van is. Je bekijkt deze cases op één plek, corrigeert snel waar nodig en keurt goed met één klik. Alles wat aan je zekerheidseisen voldoet, is al verwerkt, zodat jouw tijd naar de juiste zaken gaat. Elke correctie leert het systeem jouw voorkeuren, zodat vergelijkbare cases de volgende keer correct worden afgehandeld. Na verloop van dagen en weken neemt het aantal uitzonderingen vanzelf af naarmate het systeem leert. Je houdt volledige controle zonder constant toezicht, en je team merkt direct het verschil. Zo start je kalm en gefocust, en zet je de toon voor de rest van de dag.
Bestellingen
Klantaanvragen komen op elk moment binnen, en het systeem maakt duidelijke prijsindicaties uit e-mails en bijlagen. Bij hoge zekerheid gaat het automatisch door; bij twijfel wordt het concept gemarkeerd voor een snelle review. Je voert kleine correcties door, voegt eventueel een notitie toe en verstuurt – zonder te moeten zoeken naar details in verschillende systemen. Elke correctie leert het systeem wat ‘goed’ betekent voor jouw bedrijf. Je ziet altijd de status van elke aanvraag, zodat niets verloren gaat of vertraging oploopt. Naarmate het volume groeit, zorgt dit ritme voor snelle en consistente reacties. Klanten voelen zich goed geholpen, en jouw team behoudt volledige controle.
Prijslijst
Wanneer leveranciers nieuwe prijslijsten delen, importeer je ze snel en netjes, zonder rommelige copy-paste. Producten en kosten worden correct uitgelijnd, zodat offertes altijd actueel zijn en passen bij jouw regels. Als er iets niet klopt, helpen beschermingsmechanismen je het op te merken voordat het bij een klant terechtkomt. Je kunt formaten en velden aanpassen zodat ze aansluiten op hoe jouw bedrijf werkt. Na verloop van tijd wordt dit proces routine, en kan je team minder tijd kwijt zijn aan spreadsheets en meer aan het bedienen van klanten. Je marges blijven beschermd, omdat prijzen georganiseerd blijven. Zo blijft iedereen offertes maken vanuit dezelfde betrouwbare bron.
Analyses
Aan het einde van de week zie je het complete verhaal: volumes, responspatronen en resultaten. Trends laten zien waar dingen verbeteren en waar kleine aanpassingen groot effect kunnen hebben. Je herkent knelpunten en kunt snelle successen voor het team benadrukken. Duidelijke visuals maken het eenvoudig om updates te delen met het management en prioriteiten af te stemmen. Terwijl je processen verfijnt, zie je de veranderingen terug in de cijfers. Iedereen weet wat werkt en wat de volgende stap is. Zo wordt continue verbetering een vast onderdeel van je routine.
Extra functionaliteiten
Gebruikersbeheer inbegrepen
Het toewijzen van de juiste toegang aan de juiste personen is eenvoudig en snel. Nieuwe teamleden krijgen de weergaven en acties die ze nodig hebben, terwijl gevoelige data beschermd blijft. Als rollen veranderen, zijn updates net zo eenvoudig, zodat je inrichting altijd de werkelijkheid weerspiegelt. Een duidelijke activiteitentrack laat zien wie wat en wanneer heeft gedaan. Dit creëert vertrouwen binnen teams en ondersteunt training en audits. Je blijft compliant zonder dat iemand vertraagd wordt. Toegang die precies past bij de manier waarop je werkt.
Overzicht
Met een snelle blik zie je dat alles gezond en up-to-date is. Als iets aandacht nodig heeft, wordt dat duidelijk weergegeven. Zo behoud je eenvoudig vertrouwen, ook tijdens drukke periodes. Je team kan zich richten op klanten in plaats van achter problemen aan te jagen.
Leren
Wanneer een product of referentie onbekend lijkt, stelt het systeem de beste match voor op basis van je eerdere gegevens. Je bevestigt één keer, en vergelijkbare aanvragen verlopen de volgende keer soepel. Dit vermindert onderbrekingen en houdt offertes consistent en correct. Na verloop van tijd sluiten je catalogus en referenties steeds beter aan bij hoe klanten daadwerkelijk vragen stellen. Je kunt leren op één plek bekijken en verfijnen, zonder door meerdere tools te hoeven zoeken. Minder mismatches betekenen minder vertragingen en correcties. Zo kan je team meer tijd besteden aan het afronden van werk en minder aan het ontcijferen van aanvragen.
En er volgt nog veel meer!
We blijven continu ontwikkelen, aangestuurd door feedback van klanten. Onze updates brengen nieuwe mogelijkheden en doordachte verbeteringen zonder je werkdag te verstoren. Bij elke release verbeteren we gebruiksvriendelijkheid, betrouwbaarheid en prestaties.