Automatiseer het routinewerk, behoud de beslissingen.
Waarom kiezen voor QuotifAI voor offerte-automatisering?
Elke dag gaat er kostbare tijd verloren aan het overzetten van offerteaanvragen uit e-mails naar je ERP-systeem; gegevens opnieuw invoeren, regels controleren, fouten herstellen. Het is traag, repetitief en kostbaar.
Meteen bij binnenkomst verwerkt je digitale medewerker de aanvraag: e-mails en documenten interpreteren, prijsregels toepassen en een directe, gestructureerde prijs in je ERP plaatsen — zonder handmatige invoer.
Handmatige inspanning neemt af. Doorlooptijden krimpen van uren naar minuten. Je team verwerkt meer offertes zonder extra personeel. Accuraat wanneer het zeker is. Slim genoeg om vragen te stellen bij twijfel, en het leert van elke correctie. Deze functies van onze AI-offertesoftware zijn ontworpen om die dagelijkse sleur definitief te doorbreken.
Snellere doorlooptijden
Meer offertes verstuurd, met minder wachttijd.
Minder fouten
Standaardchecks voorkomen overbodige communicatie en extra werk.
Naadloos in jouw workflow
Wij stemmen datagegevens, artikelmatching, prijsregels en outputformaten volledig af op jouw behoeften. QuotifAI is speciaal ontwikkeld voor sectoren met complexe technische aanvragen, zoals de maritieme sector, logistiek, groothandel en productie, waar snelheid en nauwkeurigheid bij grote volumes offertes essentieel zijn.
ERP‑koppeling
Wij realiseren en onderhouden de volledige end-to-end koppeling met je bestaande systemen. We integreren met grote ERP-pakketten zoals SAP, Microsoft Dynamics 365, Exact, Odoo en op maat gemaakte legacy-systemen.
Soepeler werken
Drukke periodes blijven beheersbaar dankzij betrouwbare automatisering.
Geleidelijk starten
Neem het in je eigen tempo over – geen ingrijpende grote veranderingen.
De belangrijkste voordelen van automatische offerteverwerking
- Direct antwoord: stuurt snelle prijsindicaties naar klanten, ook buiten werktijd.
- Mens‑slimme AI: beslist zelfstandig bij vertrouwen, schakelt een korte check in bij onzekerheid.
- Van chaos naar ERP: Maak van elke rommelige omschrijving een volledige, direct verwerkbare ERP-order.
- Slimmer met elke correctie: het systeem leert van jouw aanpassingen en verbetert zichzelf continu.
- Niet ter vervanging, maar ter ondersteuning: je ERP krijgt een snelle, betrouwbare digitale collega.
- Document Capture: leest PDF’s, Excel-bestanden en e-mails, haalt de relevante informatie eruit en zet het om in gestructureerde data.
- ERP-klaar: wij verzorgen de koppeling en zorgen dat gegevens automatisch up-to-date blijven.
- Vertrouwde prijzen: importprocessen houden prijzen actueel en ingebouwde checks beschermen je marges.
- Perfect afgestemd: we customizen inputs en outputs voor jouw processen en producten.
- Veiligheid gegarandeerd: elke klant heeft een geïsoleerde, eigen omgeving.
Jouw werkdag met QuotifAI
De inbox-chaos
Klanten volgen zelden een vast format. Ze sturen rommelige aanvragen zoals wazige PDF-bijlagen, cryptische afkortingen in de tekst van een e-mail of zelfs foto's van handgeschreven lijsten. Voor een mens is dit een puzzel die 20 minuten duurt om te ontcijferen. Voor jouw bedrijf is het een bottleneck. In plaats van dat je verkoopteam de ochtend besteedt aan het vertalen van deze aanvragen naar je systeem, grijpt de software in op het moment dat ze in de inbox binnenkomen.
Breng structuur in de chaos
Dit is waar het zware werk wordt gedaan. Het systeem leest de e-mail niet alleen; het begrijpt de inhoud. Het identificeert de afzonderlijke items, koppelt deze aan jouw specifieke productcodes en past jouw eigen prijsregels toe. De vaagheid wordt weggefilterd en maakt plaats voor perfect gestructureerde data die direct klaarstaat voor je ERP. Als de AI voldoende zekerheid heeft, wordt het proces automatisch voortgezet. Bij een bijzonder complexe aanvraag krijgt deze een melding voor een snelle menselijke controle.
De cirkel direct rond
Het resultaat is niet alleen data in een database; het is een afgerond gesprek. Zodra de bestelling gestructureerd en goedgekeurd is, maakt het systeem de cirkel rond. Het zet de gegevens door naar je huidige ERP zonder handmatige invoer of dubbel typewerk. Tegelijkertijd wordt er een professionele, gestructureerde offerte teruggestuurd naar de klant. Zij krijgen binnen minuten een antwoord in plaats van dagen, en jouw team begint de dag met een succes in plaats van een tijdrovende klus.
Prijslijst
Wanneer leveranciers nieuwe prijslijsten delen, importeer je ze snel en netjes, zonder rommelige copy-paste. Producten en kosten worden correct uitgelijnd, zodat offertes altijd actueel zijn en passen bij jouw regels. Als er iets niet klopt, helpen beschermingsmechanismen je het op te merken voordat het bij een klant terechtkomt. Je kunt formaten en velden aanpassen zodat ze aansluiten op hoe jouw bedrijf werkt. Na verloop van tijd wordt dit proces routine, en kan je team minder tijd kwijt zijn aan spreadsheets en meer aan het bedienen van klanten. Je marges blijven beschermd, omdat prijzen georganiseerd blijven. Zo blijft iedereen offertes maken vanuit dezelfde betrouwbare bron.
Analyses
Aan het einde van de week zie je het complete verhaal: volumes, responspatronen en resultaten. Trends laten zien waar dingen verbeteren en waar kleine aanpassingen groot effect kunnen hebben. Je herkent knelpunten en kunt snelle successen voor het team benadrukken. Duidelijke visuals maken het eenvoudig om updates te delen met het management en prioriteiten af te stemmen. Terwijl je processen verfijnt, zie je de veranderingen terug in de cijfers. Iedereen weet wat werkt en wat de volgende stap is. Zo wordt continue verbetering een vast onderdeel van je routine.
Extra functionaliteiten
Ingebouwd gebruikersbeheer
Het toewijzen van de juiste toegang aan de juiste personen is eenvoudig en snel. Nieuwe teamleden krijgen de weergaven en acties die ze nodig hebben, terwijl gevoelige data beschermd blijft. Als rollen veranderen, zijn updates net zo eenvoudig, zodat je inrichting altijd de werkelijkheid weerspiegelt. Een duidelijke activiteitentrack laat zien wie wat en wanneer heeft gedaan. Dit creëert vertrouwen binnen teams en ondersteunt training en audits. Je blijft compliant zonder dat iemand vertraagd wordt. Toegang die precies past bij de manier waarop je werkt.
Overzicht
Met een snelle blik zie je dat alles gezond en up-to-date is. Als iets aandacht nodig heeft, wordt dat duidelijk weergegeven. Zo behoud je eenvoudig vertrouwen, ook tijdens drukke periodes. Je team kan zich richten op klanten in plaats van achter problemen aan te jagen.
Leren
Wanneer een product of referentie onbekend lijkt, stelt het systeem de beste match voor op basis van je eerdere gegevens. Je bevestigt één keer, en vergelijkbare aanvragen verlopen de volgende keer soepel. Dit vermindert onderbrekingen en houdt offertes consistent en correct. Na verloop van tijd sluiten je catalogus en referenties steeds beter aan bij hoe klanten daadwerkelijk vragen stellen. Je kunt leren op één plek bekijken en verfijnen, zonder door meerdere tools te hoeven zoeken. Minder mismatches betekenen minder vertragingen en correcties. Zo kan je team meer tijd besteden aan het afronden van werk en minder aan het ontcijferen van aanvragen.
En er volgt nog veel meer!
We blijven continu ontwikkelen, aangestuurd door feedback van klanten. Onze updates brengen nieuwe mogelijkheden en doordachte verbeteringen zonder je werkdag te verstoren. Bij elke release verbeteren we gebruiksvriendelijkheid, betrouwbaarheid en prestaties.