AI-offertesoftware · ERP-automatisering
Sneller offertes maken met AI-offertesoftware
QuotifAI is AI-offertesoftware die rommelige aanvragen per e-mail omzet in geprijsde offertes en die per e-mail terugstuurt naar uw klant. Uw team controleert alleen de regels waarover een beslissing nodig is.
SAP · Microsoft Dynamics 365 · Exact · Odoo · Klipboard Wholesale · Maatwerk legacy-systemen
Afzender purchasing@example.com
Onderwerp RFQ-24117 pump overhaul parts
Hallo, kunt u een offerte maken voor het onderstaande? We hebben het in week 46 nodig op locatie.
12x gasket set DN80 PN16
8 x bearing 6208 2RS
2 waaier brons 4 inch voor onze CP-40 pompen
...
Klant
Example Engineering Ltd
Klantreferentie
RFQ-24117
#
Artikel
Aantal
Totaal
1
Gasket set DN80 PN16
GS-DN80-16 GASKET SET DN80 PN16 EPDM
12 PCE
€489.60
2
Bearing 6208 2RS
BRG-6208-2RS BALL BEARING 6208-2RS
8 PCE
€142.80
3
Impeller bronze 4 inch
IMP-CP40-B4 IMPELLER BRONZE 4IN CP-40
2 PCE
€972.00
Geschat totaal 8 regels
€2,116.30
Alle 8 regels gecontroleerd
Offerte maken en versturen
Vertrouwd door
Werkt samen met uw ERP
SAP
Microsoft Dynamics 365
Exact
Odoo
Klipboard Wholesale
Maatwerk legacy-systemen
SAP
Microsoft Dynamics 365
Exact
Odoo
Klipboard Wholesale
Maatwerk legacy-systemen
Bewezen in productie
80%
van de artikelregels wordt zonder enige controle gematcht, omgerekend en geprijsd.
70%
van de offerteaanvragen wordt van begin tot eind afgehandeld zonder dat iemand ze opent.
Gemeten in een live QuotifAI-omgeving. Onduidelijke regels worden afzonderlijk gemarkeerd, nooit de hele aanvraag, en het percentage stijgt naarmate uw correcties worden teruggekoppeld. Bekijk QuotifAI in een live demo.
Van inbox naar ERP
Een verkoopproces dat nooit slaapt
01
Het leest wat binnenkomt
Terwijl uw team offline is, verwerkt het systeem e-mails, pdf's en bijlagen automatisch tot gestructureerde gegevens.
Klant herkend uit de e-mail
Regels gelezen uit de e-mail en de bijlagen
Zekere regels automatisch geaccepteerd
02
Het koppelt en prijst elke regel
Elke regel wordt gekoppeld aan een product uit uw eigen catalogus en geprijsd vanuit uw ERP, met de kortingen, prijsregels en eenheidsomrekeningen van de klant. Uw team controleert alleen de regels waarover het systeem twijfelt.
Regels gekoppeld aan uw eigen catalogus
Klantkortingen en eenheidsomrekeningen toegepast
Onduidelijke regels gemarkeerd, met de reden voor de koppeling
03
De offerte staat voor u klaar
Als uw team aan de dag begint, staat de offerte al klaar in uw inbox: verstuurd of klaar om te controleren. Geen handmatige invoer, geen kopiëren en plakken: gewoon een sneller, geautomatiseerd offerteproces dat gekoppeld is aan uw ERP.
Het antwoord met de offerte als bijlage, in uw sjabloon of dat van de klant
Met één klik verstuurd, of automatisch als u dat wilt
Voeg een notitie voor de klant toe voordat het wordt verstuurd
Wat er binnenkomt
Niets hoeft eerst te worden gestandaardiseerd
Regelgebaseerde automatisering vraagt dat elke aanvraag in dezelfde vorm binnenkomt, en daarom komt het meestal niet verder dan de nette klanten. QuotifAI is AI-offertesoftware die werkt met wat er in de praktijk echt binnenkomt, zodat niemand hoeft te veranderen hoe er naar u wordt geschreven.
Spreadsheets in elke lay-out
Kolomkoppen in de eigen bewoording en taal van de klant. QuotifAI bepaalt welke kolom de omschrijving, het aantal, de eenheid en de code bevat.
Scans, foto’s en pdf’s
Een gescande onderdelenlijst of een foto van een handgeschreven notitie die met een telefoon is gemaakt, wordt op dezelfde manier gelezen als een nette spreadsheet.
Losse tekst in de berichttekst
Korte omschrijvingen die direct in de e-mail zijn getypt, zonder bijlage, worden alsnog omgezet in offertregels.
Elke taal
Er is geen aparte taalinstelling en geen lijst die u hoeft bij te houden. Een thread die halverwege van taal wisselt, wordt als één bericht gelezen.
Met codes of zonder codes
IMPA- en ISSA-nummers, de eigen referenties van uw klanten, of alleen een omschrijving zonder codes. Wat aanwezig is, wordt gebruikt, en wat ontbreekt, wordt op basis van de omschrijving gematcht.
Terug in het format dat u nodig heeft
De afgeronde offerte gaat terug in uw eigen sjabloon of in het bestand dat uw klant stuurde, net wat u gebruikt.
Twee manieren om aan te vragen
Automatisch offertes maken, van inbox-chaos naar verzonden offerte
Voor ship chandlers
AI-offertesoftware voor ship chandlers
Snelle, betrouwbare ondersteuning voor tijdkritische maritieme bevoorrading.
Vult het eigen offertesjabloon van de klant in, inclusief het gewenste Excel-formaat, exact volgens de vereisten
Verwerkt gemengde offerteaanvragen: gescande onderdelenlijsten, foto's en losse e-mailtekst
Koppelt vage omschrijvingen aan uw catalogus en bekende alternatieven
Reageert buiten kantooruren, over verschillende tijdzones van havens heen
Voor groothandels
AI-offertesoftware voor groothandels
Efficiënte oplossingen voor sourcing, logistiek en distributie.
Past klantspecifieke kortingen automatisch toe
Koppelt omvangrijke artikellijsten op grote schaal aan uw catalogus
Houdt prijsgegevens synchroon met uw ERP, zonder dubbele invoer
Ook geautomatiseerd met QuotifAI:
Klantportaalautomatisering → Salesinbox automatisering → Maatwerk AI-automatisering →ERP-koppeling
Wij bouwen de ERP-koppeling voor u.
Wij bouwen en onderhouden de integratie met uw bestaande systemen van begin tot eind, inclusief koppelingen met grote ERP-systemen zoals SAP, Microsoft Dynamics 365, Exact, Odoo, Klipboard Wholesale en aangepaste legacy-systemen.
Uw ERP
Van u
⇅
Integratielaag
Wij bouwen het
⇅
QuotifAI
Wij beheren het
Boek een demo
Wat er gebeurt nadat u een demo aanvraagt
Een demo is een gesprek over hoe uw team nu offertes maakt, waarbij we QuotifAI laten zien op een voorbeeldaanvraag. Wilt u verder, dan kunnen we daarna een aparte omgeving inrichten met uw eigen prijslijst.
1
Een kort gesprek over uw offerteproces
We kijken hoe aanvragen nu binnenkomen, welk ERP u gebruikt en waar de tijd in uw offerteproces naartoe gaat.
2
Zie het werken op een voorbeeldaanvraag
We laten QuotifAI een voorbeeldaanvraag van begin tot eind verwerken: het lezen, het koppelen en prijzen van de regels, en de controle voordat de offerte wordt verstuurd.
3
Probeer het gratis met uw eigen prijslijst
Na de demo kunnen we een aparte omgeving inrichten met uw eigen prijslijst, meestal binnen een paar dagen. U mailt uw testaanvragen ernaartoe en ziet wat er terugkomt, kosteloos en zonder verplichtingen.
Uw gegevens blijven in een eigen, afgeschermde omgeving. Zie beveiliging en controle.
Vragen
Voordat u een demo boekt
Kan QuotifAI ook een aanvraag verwerken die geen nette spreadsheet is?
Dat is de normale situatie. QuotifAI leest gescande onderdelenlijsten, foto's van handgeschreven notities, pdf's, spreadsheets in de eigen bewoording van de klant en afkortingen die direct in de e-mail zijn getypt, in elke taal. Niets hoeft vooraf te worden gestandaardiseerd.
Moeten herhaalde offerteaanvragen elke keer opnieuw vanaf nul worden geoffreerd?
Nee. QuotifAI onthoudt welke artikelen het eerder voor u heeft geoffreerd, zodat een herhaalde aanvraag wordt herkend in plaats van telkens opnieuw vanaf nul te worden uitgewerkt. Alles wat het nog niet eerder heeft gezien, wordt één keer bepaald en daarna onthouden voor de volgende keer. De prijzen worden elke keer opnieuw uit uw actuele prijslijst gehaald, zodat een oude prijs nooit zomaar wordt overgenomen.
Wat betekenen de 80% en 70% op deze pagina?
In een live omgeving wordt 80% van de afzonderlijke artikelregels gematcht, omgerekend en geprijsd zonder dat iemand ze controleert, en 70% van de volledige offerteaanvragen wordt van begin tot eind afgehandeld zonder dat iemand ze opent. Dat verschil ontstaat doordat een aanvraag alleen als volledig automatisch telt wanneer elke regel daarin automatisch verwerkt kan worden. Uw eigen percentage hangt af van uw catalogus en van de manier waarop uw klanten hun aanvragen opstellen.
Wat gebeurt er als de AI een fout maakt?
Het markeert de regel in plaats van te gokken, en alleen die regel. Een aanvraag met twee onduidelijke artikelen komt dus terug met twee punten om te controleren, in plaats van dat de hele aanvraag blijft liggen. Offertes staan klaar voor controle voordat ze worden verstuurd, tenzij u er expliciet voor kiest die stap te automatiseren. Elke correctie verbetert toekomstige matches automatisch.
Kan het ook offerteaanvragen verwerken die in een klantportaal staan?
Ja. QuotifAI logt in op het portaal, vindt en controleert de aanvraag, prijst die via dezelfde workflow als elke andere offerteaanvraag en opent daarna de offerte opnieuw om het antwoord terug in te vullen. Elke portaaltaak wordt opgenomen, zodat u die kunt terugkijken. Zie klantportaalautomatisering.
Waar staat onze data en wie heeft er toegang toe?
Elke klant draait in een eigen omgeving met een eigen database. Toegang wordt per rol en per pagina geregeld, en inloggen kan met passkeys. Zie beveiliging en controle.
Hoelang duurt het voordat er echt iets draait?
Dat hangt af van de scope. We richten eerst één workflow in, voor één afdeling of één klantgroep, en een afgebakende scope kan binnen enkele weken draaien. Iets groters kost meer tijd, en we zeggen vooraf duidelijk welke van de twee het is voordat u ergens aan vastzit.
Kunnen we QuotifAI eerst op onze eigen data proberen voordat we ons vastleggen?
Ja. Na de demo kunnen we meestal binnen enkele dagen een aparte omgeving voor uw bedrijf inrichten. Die wordt gevuld met uw eigen prijslijst en draait zelfstandig. Zo kunt u de offerteaanvragen die u wilt testen ernaartoe mailen en zien wat eruit komt, zonder kosten en zonder verplichtingen, nog voordat er iets wordt gekoppeld aan de systemen waarop u werkt. Zie een demo aanvragen.
Klaar om uw offerteproces te automatiseren? Plan een gratis demo.
Zie QuotifAI een voorbeeldaanvraag verwerken en probeer het daarna gratis met uw eigen prijslijst.
Vraag een demo aan