AI-offertesoftware · ERP-automatisering
Sneller offertes maken met AI offerte software
AI-offertesoftware en ERP-automatisering die uw offerteproces automatiseert. Van rommelige e-mailaanvragen naar direct verzendklare offertes in uw ERP, zodat uw team sneller en met vertrouwen kan reageren.
SAP · Microsoft Dynamics 365 · Exact · Odoo · Klipboard Wholesale · Maatwerk legacy-systemen
Vertrouwd door
Bewezen in productie
80%
van de artikelregels wordt zonder enige controle gematcht, omgerekend en geprijsd.
70%
van de offerteaanvragen wordt van begin tot eind afgehandeld zonder dat iemand ze opent.
Gemeten in een live QuotifAI-omgeving. Onduidelijke regels worden afzonderlijk gemarkeerd, nooit de hele aanvraag, en het percentage stijgt naarmate uw correcties worden teruggekoppeld. Bekijk QuotifAI in een live demo.
Twee manieren om aan te vragen
Automatisch offertes maken, van inbox-chaos naar verzonden offerte
Wat er binnenkomt
Niets hoeft eerst te worden gestandaardiseerd
Regelgebaseerde automatisering vraagt dat elke aanvraag in dezelfde vorm binnenkomt, en daarom komt het meestal niet verder dan de nette klanten. QuotifAI is AI-offertesoftware die werkt met wat er in de praktijk echt binnenkomt, zodat niemand hoeft te veranderen hoe er naar u wordt geschreven.
Spreadsheets in elke lay-out
Kolomkoppen in de eigen bewoordingen van de klant, in het Engels, Nederlands, Duits, Frans, Spaans of Italiaans. QuotifAI bepaalt zelf welke kolom de omschrijving, het aantal, de eenheid en de code bevat.
Scans, foto’s en pdf’s
Een gescande onderdelenlijst of een foto van een handgeschreven notitie die met een telefoon is gemaakt, wordt op dezelfde manier gelezen als een nette spreadsheet.
Losse tekst in de berichttekst
Korte omschrijvingen die direct in de e-mail zijn getypt, zonder bijlage, worden alsnog omgezet in offertregels.
Elke taal
Er is geen aparte taalinstelling en geen lijst die u hoeft bij te houden. Een thread die halverwege van taal wisselt, wordt als één bericht gelezen.
Met codes of zonder codes
IMPA- en ISSA-nummers, de eigen referenties van uw klanten, of alleen een omschrijving zonder codes. Wat aanwezig is, wordt gebruikt, en wat ontbreekt, wordt op basis van de omschrijving gematcht.
Terug in het format dat u nodig heeft
De voltooide offerte gaat terug in uw eigen template of in het bestand dat uw klant heeft gestuurd, afhankelijk van waar u mee werkt, en komt tegelijkertijd in uw ERP terecht.
Van inbox naar ERP
Een verkoopproces dat nooit slaapt
01
Het leest wat binnenkomt
Terwijl uw team offline is, verwerkt het systeem e-mails, pdf's en bijlagen automatisch tot gestructureerde gegevens.
02
Het vult het sjabloon van uw klant in
Het haalt niet alleen informatie uit aanvragen. Het vult ook de eigen offertetemplates van uw klanten in, inclusief Excel-bestanden, precies zoals vereist. Alle prijsregels, berekeningen en conversies worden direct toegepast.
03
De offerte staat voor u klaar
Wanneer uw team de dag begint, staat de offerte al klaar: opgesteld in uw ERP en in uw inbox, verzonden of gereed voor controle. Geen handmatige invoer, geen kopiëren en plakken: gewoon een sneller, volledig geautomatiseerd offerteproces dat naadloos aansluit op uw ERP.
Wat het oplevert
Wat levert AI-offertesoftware uw team op?
Snelle respons
Stuurt snel prijsindicaties naar klanten, ook buiten werktijden.
Prijszekerheid
Gestroomlijnde imports houden prijsgegevens actueel; ingebouwde controles beschermen uw marges.
Leert van u
Elke correctie verbetert automatisch toekomstige resultaten.
Direct naar ERP
Wij bouwen de ERP-koppeling voor u en houden gegevens synchroon, zonder dubbele invoer.
Onthoudt herhaalde artikelen
Artikelen die u eerder heeft geoffreerd, worden direct herkend, zodat een herhaalde aanvraag niet opnieuw hoeft te worden uitgewerkt.
ERP-koppeling
Wij bouwen de ERP-koppeling voor u.
Wij bouwen en onderhouden de integratie met uw bestaande systemen van begin tot eind, inclusief koppelingen met grote ERP-systemen zoals SAP, Microsoft Dynamics 365, Exact, Odoo, Klipboard Wholesale en aangepaste legacy-systemen.
SAP
Microsoft Dynamics 365
Exact
Odoo
Klipboard Wholesale
Maatwerk legacy-systeem
◐
Uw ERP
Van u
⇄
Integratielaag
Wij bouwen het
◆
QuotifAI
Wij beheren het
Klantportalen
Offerteaanvragen die uw inbox nooit bereiken
Steeds meer klanten zetten hun offerteaanvragen in hun eigen portaal. Iemand in uw team moet inloggen, de regels overnemen, ze prijzen en daarna het antwoord veld voor veld terug invoeren. QuotifAI voert die hele heen-en-weerbeweging uit, terwijl juist dat deel van het offerteproces meestal handmatig blijft.
Het logt in en vindt de aanvraag
QuotifAI opent het portaal met het account dat u toewijst, zoekt de juiste offerteaanvraag op en controleert de referentie voordat het iets overneemt.
Het prijst elke regel volgens uw werkwijze
De aanvraag doorloopt dezelfde matching-, eenheidsconversie- en prijsregels als elke andere offerteaanvraag, zodat een portalofferte op precies dezelfde manier wordt geprijsd als een offerte per e-mail.
Het vult het antwoord weer voor u in
QuotifAI opent de offerte opnieuw in het portaal en vult de goedgekeurde aantallen, eenheden en prijzen in, waarbij het gebruikmaakt van de eigen importfunctie van het portaal als die beschikbaar is.
U kunt zien wat het heeft gedaan
Elke portaaltaak wordt opgenomen, zodat u de sessie kunt terugkijken. Een bevoegde medewerker kan de taak halverwege overnemen en de controle daarna weer teruggeven zodra die stap is afgerond.
Gerelateerde oplossingen
Andere workflows die we kunnen automatiseren
Gebruik hetzelfde platform voor operationele werkzaamheden rond offreren, prijsbepaling en orderverwerking.
Salesinbox automatisering
Sorteer elke bestelling en offerteaanvraag voordat iemand de inbox opent.
QuotifAI reads each incoming message, decides whether it is an order, a quote request or neither, and files it into the right folder in your existing mailbox. It runs on its own and needs no platform commitment, so it is the smallest way to start.
Maatwerk AI-automatisering
Heeft u een proces waar geen enkel product op aansluit? Wij bouwen het.
U brengt het idee mee en de kennis van hoe het werk gebeurt. Wij bouwen de AI die het uitvoert, brengen die in productie en houden die draaiend.
Vragen
Voordat u een demo boekt
Kan QuotifAI ook een aanvraag verwerken die geen nette spreadsheet is?
Dat is juist de normale situatie. QuotifAI leest gescande onderdelenlijsten, foto’s van handgeschreven notities, pdf’s, spreadsheets met de eigen bewoordingen van de klant en korte omschrijvingen die direct in de berichttekst zijn getypt, in elke taal. Er hoeft niets gestandaardiseerd te worden voordat het u bereikt.
Moeten herhaalde offerteaanvragen elke keer opnieuw vanaf nul worden geoffreerd?
Nee. QuotifAI onthoudt welke artikelen het eerder voor u heeft geoffreerd, zodat een herhaalde aanvraag wordt herkend in plaats van telkens opnieuw vanaf nul te worden uitgewerkt. Alles wat het nog niet eerder heeft gezien, wordt één keer bepaald en daarna onthouden voor de volgende keer. De prijzen worden elke keer opnieuw uit uw actuele prijslijst gehaald, zodat een oude prijs nooit zomaar wordt overgenomen.
Wat betekenen de 80% en 70% op deze pagina?
In een live omgeving wordt 80% van de afzonderlijke artikelregels gematcht, omgerekend en geprijsd zonder dat iemand ze controleert, en 70% van de volledige offerteaanvragen wordt van begin tot eind afgehandeld zonder dat iemand ze opent. Dat verschil ontstaat doordat een aanvraag alleen als volledig automatisch telt wanneer elke regel daarin automatisch verwerkt kan worden. Uw eigen percentage hangt af van uw catalogus en van de manier waarop uw klanten hun aanvragen opstellen.
Wat gebeurt er als de AI een fout maakt?
Het markeert de regel in plaats van te gokken, en alleen die regel. Een aanvraag met twee onduidelijke artikelen komt dus terug met twee punten om te controleren, in plaats van dat de hele aanvraag blijft liggen. Offertes staan klaar voor controle voordat ze worden verstuurd, tenzij u er expliciet voor kiest die stap te automatiseren. Elke correctie verbetert toekomstige matches automatisch.
Welke ERP-systemen integreert QuotifAI mee?
Wij integreren naadloos met grote ERP-systemen zoals SAP, Microsoft Dynamics 365, Exact, Odoo, Klipboard Wholesale en aangepaste legacy-systemen. Wij realiseren en onderhouden die integratie van begin tot eind.
Kan het ook offerteaanvragen verwerken die in een klantportaal staan?
Ja. QuotifAI logt in op het portaal, vindt en controleert de aanvraag, prijst die via dezelfde workflow als elke andere offerteaanvraag en opent daarna de offerte opnieuw om het antwoord terug in te vullen. Elke portaaltaak wordt opgenomen, zodat u die kunt terugkijken. Zie klantportaalautomatisering.
Waar staat onze data en wie heeft er toegang toe?
Elke klant draait in een eigen omgeving met een eigen database, in de cloudregio die u kiest. Toegang wordt beheerd per rol en per pagina, en inloggen ondersteunt passkeys. Zie beveiliging en controle.
Hoelang duurt het voordat er echt iets draait?
Dat hangt af van de scope. We richten eerst één workflow in, voor één afdeling of één klantgroep, en een afgebakende scope kan binnen enkele weken draaien. Iets groters kost meer tijd, en we zeggen vooraf duidelijk welke van de twee het is voordat u ergens aan vastzit.
Voor welke sectoren is QuotifAI gebouwd?
QuotifAI is specifiek ontwikkeld voor sectoren die te maken hebben met complexe technische aanvragen, zoals de maritieme dienstverlening, logistiek, groothandel en productie, waar snelheid en nauwkeurigheid bij grote aantallen offertes cruciaal zijn.
Klaar om uw offerteproces te automatiseren? Plan een gratis demo.
Bekijk hoe QuotifAI werkt op een echte aanvraag.