Voor scheepsleveranciers
AI-offertesoftware voor scheepsbevoorraders
Scheepsleveranciers werken onder hoge druk. QuotifAI leest de offerteaanvragen van uw klanten, koppelt IMPA- en ISSA-nummers aan uw catalogus, zet eenheden om, past uw prijsregels toe en zorgt dat er een antwoord uitgaat voordat de volgende leverancier dat doet.
SAP · Microsoft Dynamics 365 · Exact · Odoo · Klipboard Wholesale · Maatwerk legacy-systemen
Vertrouwd door
Waarom scheepsbevoorraders overstappen
Gebouwd voor IMPA, ISSA en alles zonder code
Elke scheepsoperator verstuurt aanvragen op een andere manier. De een mailt een gescande pdf. De ander stuurt een Excel-bestand met 40 regels dat u moet invullen en terugsturen. Een derde gebruikt alleen afkortingen die alleen iemand met twintig jaar ervaring in de haven direct herkent.
Uw team weet hoe het dit allemaal moet verwerken, maar het handmatig doen voor elk schip en elke aanvraag kost uren die u niet heeft. QuotifAI leest alles wat binnenkomt, koppelt het aan uw productcatalogus, zet aantallen en eenheden om waar nodig en vult het eigen format van de klant in. Uw team controleert, keurt goed en verstuurt. Het schip krijgt antwoord terwijl het nog in de haven ligt.
Snellere doorlooptijden
Meer offertes verstuurd, met minder wachttijd.
Minder fouten
Standaardchecks voorkomen overbodige communicatie en extra werk.
Soepeler werken
Drukke periodes blijven beheersbaar dankzij betrouwbare automatisering.
Passend bij uw proces
Wij stemmen data-extractie, artikelmatching, prijsregels en uitvoerformaten af op uw werkwijze. QuotifAI is speciaal ontwikkeld voor sectoren met complexe technische aanvragen, zoals maritieme dienstverlening, logistiek, groothandel en productie, waar snelheid en nauwkeurigheid bij grote offertevolumes cruciaal zijn.
Geleidelijk starten
Adopteer in uw eigen tempo, zonder ingrijpende big-bangverandering.
ERP‑koppeling
Wij bouwen en onderhouden de integratie met uw bestaande systemen van begin tot eind, inclusief koppelingen met grote ERP-systemen zoals SAP, Microsoft Dynamics 365, Exact, Odoo, Klipboard Wholesale en aangepaste legacy-systemen.
Waarom snelheid de doorslag geeft
De eerste volledige offerte krijgt meestal de order
Een inkoper stuurt dezelfde offerteaanvraag vaak tegelijk naar meerdere scheepsleveranciers en beoordeelt de reacties in de volgorde waarin ze binnenkomen. Voor een scheepsleverancier is responstijd geen efficiëntiemaatstaf, maar de manier waarop de order wordt gewonnen.
Beantwoord zodra het binnenkomt
Een aanvraag die binnenkomt terwijl uw team bezig is, blijft niet liggen tot iemand tijd heeft. Die wordt direct gelezen, gematcht en geprijsd zodra die binnenkomt.
Snel telt alleen als het standhoudt
Elke regel wordt gematcht op het IMPA- of ISSA-nummer en geprijsd op basis van uw actuele prijslijst. Onduidelijke artikelen worden één voor één gemarkeerd.
Het onthoudt wat u eerder heeft geoffreerd
Veel aanvragen bevatten artikelen die u al eerder heeft geprijsd. Die worden direct herkend, zodat niemand ze opnieuw hoeft op te zoeken, en alles wat nieuw is wordt onthouden voor de volgende keer.
Van inbox naar ERP
Uw werkdag met QuotifAI
01
De aanvraag komt binnen, in welk formaat dan ook.
Een inkoper van een scheepsbeheerder stuurt een Excel-bestand met 60 regels. De kolomkoppen staan in hun eigen format. Eenheden komen niet overeen met uw catalogus. Sommige productomschrijvingen zijn afkortingen die in uw catalogus niet worden gebruikt. Om dit handmatig te verwerken, moet iemand in uw team het bestand openen, de aanvraag ontcijferen, elk product opzoeken, de prijs controleren, de cellen invullen en het bestand terugsturen. Voor één aanvraag kost dat al snel 45 minuten. Op een drukke ochtend is dat al gauw de hele ochtend.
QuotifAI verwerkt het bestand zodra het binnenkomt.
02
Matching, converteren en prijzen; automatisch.
Het systeem leest de offerteaanvraag regel voor regel. Het koppelt elk artikel aan uw productcatalogus op basis van uw ingestelde regels voor die specifieke klant. Een IMPA- of ISSA-nummer wordt als zodanig herkend en op code gematcht; een regel zonder code wordt in plaats daarvan op de omschrijving gematcht. Waar de klant andere eenheden gebruikt, zoals dozen in plaats van stuks of liters in plaats van gallons, worden conversies automatisch toegepast. Daarbovenop draait uw prijslogica mee. Marges, klantspecifieke tarieven en staffelgrenzen worden allemaal toegepast zonder dat iemand een spreadsheet hoeft aan te raken.
Als de AI voldoende vertrouwen heeft in alle regels, wordt de offerte volledig automatisch afgerond. Als één of twee items onduidelijk zijn, worden alleen die onderdelen gemarkeerd voor controle; niet de hele aanvraag.
03
Terug in het formaat van de klant, klaar om te versturen.
De afgeronde offerte is geen generieke pdf uit uw systeem. Het is de eigen Excel-sheet van de klant, ingevuld met uw prijzen en aantallen in de kolommen die zij verwachten. De aanvraag wordt automatisch teruggestuurd naar de klant, klaar om te worden goedgekeurd en verwerkt—zonder dat er een handmatige handeling aan te pas komt.
04
Beheer van prijslijsten
Wanneer leveranciers hun prijzen aanpassen, is het netjes verwerken daarvan in uw systeem al de helft van het werk. QuotifAI verwerkt prijslijstimports en houdt uw prijsinformatie actueel. Ingebouwde controles signaleren direct alles wat buiten de bandbreedte lijkt te vallen voordat het in een offerte terechtkomt. U houdt grip op uw marges zonder uren kwijt te zijn aan spreadsheets.
05
Rapportages
Aan het einde van de week ziet u het complete verhaal van wat er is gebeurd: volumes, responspatronen en resultaten. Trends laten zien waar zaken verbeteren en waar kleine aanpassingen een grote impact kunnen hebben. U sproot knelpunten direct op en brengt snel te behalen winst voor het team in kaart. Duidelijke visualisaties maken het eenvoudig om updates te delen met het management en prioriteiten op één lijn te krijgen. Het is continue verbetering, ingebouwd in uw vaste routine.
Wat het oplevert
Belangrijkste voordelen voor scheepsbevoorraders
Vult de eigen offerteaanvraag van de klant in
QuotifAI levert de offerte direct aan in het Excel-formaat van uw klant. Zonder te herformatteren en zonder handmatig knip- en plakwerk.
Klant-specifieke configuratie
Elke vervoerder heeft zijn eigen productcodes, voorkeurseenheden en lay-out. We configureren QuotifAI om daarop per vervoerder aan te sluiten.
Omrekening van eenheden en aantallen
Liter naar gallon, dozen naar stuks, kilogram naar pond. Omrekeningen vinden automatisch plaats op basis van uw instellingen.
Snelheid die aansluit op havenschema's
Reacties worden binnen enkele minuten verzonden, niet binnen uren. Wanneer een schip een doorlooptijd van slechts zes uur heeft, maakt dat het verschil.
Werkt ook buiten kantooruren
Aanvragen die 's nachts binnenkomen, worden direct verwerkt en staan klaar voor goedkeuring wanneer uw team 's ochtends begint.
IMPA, ISSA en uw eigen codes
QuotifAI leest IMPA- en ISSA-nummers en de eigen referentienummers van uw klanten, en koppelt die aan uw catalogus. Als er geen code is opgegeven, wordt in plaats daarvan de omschrijving gematcht, en uw correcties verbeteren toekomstige matches automatisch.
ERP-integratie
Goedgekeurde offertes worden direct doorgezet naar uw systeem, zonder dubbele invoer. Menselijke controle blijft geborgd - de AI verzorgt de inname en prijsvoorbereiding, uw team keurt goed voordat er iets wordt verzonden.
Schaalt mee met het aantal aanvragen
Drukke dagen leiden niet tot achterstanden. Het systeem verwerkt aanvragen parallel.
Onder de motorkap
Ingebouwde extra functionaliteiten
Ingebouwd gebruikersbeheer
De juiste mensen de juiste toegang geven is snel en eenvoudig. Nieuwe teamleden krijgen direct de weergaven en acties die ze nodig hebben, terwijl gevoelige gegevens beschermd blijven. Een helder logboek toont wie wat heeft gedaan en wanneer, zodat u compliant blijft zonder dat iemand vertraging oploopt.
Overzicht
In één oogopslag ziet u dat alles goed werkt en bijgewerkt is. Als er iets aandacht nodig heeft, is dat direct duidelijk zichtbaar, zodat uw team zich kan richten op klanten in plaats van op het oplossen van problemen.
Leren
Wanneer een product of referentie onbekend voorkomt, stelt het systeem op basis van uw historie de beste match voor. U bevestigt dit eenmalig, waarna vergelijkbare verzoeken de volgende keer vlekkeloos verlopen—met minder afwijkingen en minder vertraging.
Gerelateerde oplossingen
Andere workflows die we kunnen automatiseren
Gebruik hetzelfde platform voor operationele werkzaamheden rond offreren, prijsbepaling en orderverwerking.
Salesinbox automatisering
Sorteer elke bestelling en offerteaanvraag voordat iemand de inbox opent.
QuotifAI leest elk inkomend bericht, bepaalt of het een bestelling, een offerteaanvraag of geen van beide is, en plaatst het in de juiste map in uw bestaande mailbox.
Klantportalen
Stop met het overzetten van offertegegevens tussen portalen en uw ERP
QuotifAI vindt de offerteaanvraag, past uw bestaande matchings- en prijsworkflow toe en vult de voltooide reactie terug in het portaal in.
Maatwerk AI-automatisering
Heeft u een proces waar geen enkel product op aansluit? Wij bouwen het.
U brengt het idee mee en de kennis van hoe het werk gebeurt. Wij bouwen de AI die het uitvoert, brengen die in productie en houden die draaiend.
Klaar om uw offerteproces te automatiseren? Plan een gratis demo.
Zie hoe QuotifAI een echte aanvraag verwerkt en probeer het daarna gratis uit met uw eigen prijslijst.