Offerteer elk schip, elk formaat.
Gebouwd voor de manier waarop scheepsbevoorraders écht werken
Elke scheepsoperator verstuurt aanvragen op een andere manier. De één mailt een gescande PDF. De ander stuurt een Excel-sheet met 40 regels die je moet invullen en terugsturen. Een derde gebruikt afkortingen die alleen iemand met twintig jaar ervaring op de kade begrijpt.
Je team weet hoe je dit allemaal moet verwerken, maar alles handmatig doen voor elk schip en elke aanvraag kost uren die je niet hebt. QuotifAI leest alles wat binnenkomt, koppelt het aan je productcatalogus, zet waar nodig hoeveelheden en eenheden om en vult het formulier van de klant automatisch in. Je team controleert, keurt goed en verstuurt. Het schip krijgt antwoord terwijl het nog in de haven ligt.
Belangrijkste voordelen voor scheepsbevoorraders
- Vult de eigen RFQ-sheet van de klant in; QuotifAI zet de offerte direct om naar het Excel-formaat dat je klant heeft aangeleverd. Geen herformattering, geen handmatig kopiëren en plakken.
- Klant-specifieke configuratie: elk scheepvaartbedrijf heeft eigen productcodes, voorkeurseenheden en lay-outs. QuotifAI wordt zo ingesteld dat het naadloos aansluit op elke klant.
- Eenheden- en hoeveelheidsconversie: liters naar gallons, dozen naar stuks, kilogram naar pond. Conversies gebeuren automatisch op basis van jouw ingestelde regels.
- Snelheid die aansluit op havenschema’s: reacties worden binnen minuten verstuurd, niet binnen uren. Wanneer een schip slechts zes uur in de haven ligt, maakt dat het verschil.
- Werkt buiten kantooruren: aanvragen die ’s nachts binnenkomen worden verwerkt en staan klaar voor goedkeuring zodra je team ’s ochtends begint.
- Leert je catalogus: vage omschrijvingen worden gekoppeld aan het juiste product. Correcties worden teruggekoppeld en verbeteren automatisch toekomstige matches.
- ERP-integratie: goedgekeurde offertes worden direct in je systeem verwerkt. Geen dubbele invoer. Menselijke controle blijft onderdeel van het proces — de AI verzorgt de intake en prijsvoorbereiding, jouw team keurt goed voordat iets wordt verstuurd.
- Schaalt mee met het aantal aanvragen: drukke dagen leiden niet tot achterstanden. Het systeem verwerkt alles parallel.
Jouw werkdag met QuotifAI
De aanvraag komt binnen, in welk formaat dan ook.
Een inkoopmedewerker van een scheepsmanagementbedrijf stuurt een Excel-sheet met 60 regels. De kolomkoppen hebben hun eigen indeling. Eenheden komen niet overeen met je catalogus. Sommige productbeschrijvingen zijn afgekort op een manier die niet in je systeem voorkomt. Om dit handmatig te verwerken, moet iemand in je team het bestand openen, de aanvraag ontcijferen, elk product opzoeken, prijzen controleren, de cellen invullen en het terugsturen. Voor één aanvraag kost dat 45 minuten. Op een drukke ochtend is dat meteen de hele ochtend.
QuotifAI verwerkt het bestand zodra het binnenkomt.
Matching, converteren en prijzen; automatisch.
Het systeem leest de RFQ regel voor regel. Elk item wordt gekoppeld aan je productcatalogus, op basis van de voor die klant ingestelde regels. Wanneer de klant andere eenheden gebruikt - dozen in plaats van stuks, liters in plaats van gallons - worden conversies automatisch toegepast. Daarbovenop wordt je prijslogica uitgevoerd. Marges, klantspecifieke tarieven en staffels worden allemaal toegepast zonder dat iemand een spreadsheet hoeft aan te raken.
Als de AI voldoende vertrouwen heeft in alle regels, wordt de offerte volledig automatisch afgerond. Als één of twee items onduidelijk zijn, worden alleen die onderdelen gemarkeerd voor controle; niet de hele aanvraag.
Terug in het formaat van de klant, klaar om te versturen.
De afgeronde offerte is geen standaard PDF uit uw systeem. Het is het eigen Excel-bestand van de klant, ingevuld met uw prijzen en hoeveelheden in de kolommen die zij verwachten. De aanvraag wordt automatisch teruggestuurd naar de klant, klaar om goed te keuren en direct te gebruiken zonder handmatige verwerking.
Beheer van prijslijsten
Wanneer leveranciers hun prijzen updaten, is het correct en schoon in je systeem krijgen al de helft van het werk. QuotifAI verwerkt prijslijst-imports en houdt je prijsgegevens up-to-date. Ingebouwde controles signaleren alles wat buiten de norm valt nog vóór het in een offerte terechtkomt. Zo behoud je grip op je marges zonder uren in spreadsheets te steken.
Rapportages
Aan het einde van de week zie je het verhaal achter je offertes: volumes, responspatronen en resultaten. Trends laten zien waar je verbetert en waar kleine aanpassingen grote impact kunnen hebben. Je herkent knelpunten sneller en ontdekt directe verbeterkansen voor het team. Heldere visuals maken het eenvoudig om updates te delen met het management en prioriteiten op elkaar af te stemmen. Terwijl je processen verfijnt, zie je de verbeteringen terug in de cijfers. Iedereen weet wat werkt en wat de volgende stap is. Zo wordt continue optimalisatie onderdeel van je dagelijkse routine.
Extra functionaliteiten
Ingebouwd gebruikersbeheer
Het toewijzen van de juiste toegang aan de juiste personen is eenvoudig en snel. Nieuwe teamleden krijgen de weergaven en acties die ze nodig hebben, terwijl gevoelige data beschermd blijft. Als rollen veranderen, zijn updates net zo eenvoudig, zodat je inrichting altijd de werkelijkheid weerspiegelt. Een duidelijke activiteitentrack laat zien wie wat en wanneer heeft gedaan. Dit creëert vertrouwen binnen teams en ondersteunt training en audits. Je blijft compliant zonder dat iemand vertraagd wordt. Toegang die precies past bij de manier waarop je werkt.
Overzicht
Met een snelle blik zie je dat alles gezond en up-to-date is. Als iets aandacht nodig heeft, wordt dat duidelijk weergegeven. Zo behoud je eenvoudig vertrouwen, ook tijdens drukke periodes. Je team kan zich richten op klanten in plaats van achter problemen aan te jagen.
Leren
Wanneer een product of referentie onbekend lijkt, stelt het systeem de beste match voor op basis van je eerdere gegevens. Je bevestigt één keer, en vergelijkbare aanvragen verlopen de volgende keer soepel. Dit vermindert onderbrekingen en houdt offertes consistent en correct. Na verloop van tijd sluiten je catalogus en referenties steeds beter aan bij hoe klanten daadwerkelijk vragen stellen. Je kunt leren op één plek bekijken en verfijnen, zonder door meerdere tools te hoeven zoeken. Minder mismatches betekenen minder vertragingen en correcties. Zo kan je team meer tijd besteden aan het afronden van werk en minder aan het ontcijferen van aanvragen.
En er volgt nog veel meer!
We're always developing, guided by customer feedback. Our updates deliver new capabilities and thoughtful refinements without disrupting your day. We continuously strengthen useability, reliability, and performance as part of every release.