Voor ship chandlers
AI-offertesoftware voor ship chandlers
Ship chandlers werken onder tijdsdruk. QuotifAI leest de RFQ-bestanden van uw klanten, koppelt IMPA- en ISSA-nummers aan uw catalogus, rekent eenheden om, past uw prijzen toe en verstuurt een antwoord voordat de volgende ship chandler dat doet.
SAP · Microsoft Dynamics 365 · Exact · Odoo · Klipboard Wholesale · Maatwerk legacy-systemen
Afzender purchasing@example.com
Onderwerp RFQ-88213 MV EXAMPLE STAR, Rotterdam ETA 28-10
Goedemorgen, graag een offerte voor MV EXAMPLE STAR, vertrek 29/10.
10 shackle galv 16mm (IMPA 232514)
2 coils rope polyprop 12mm x 220m
4 brandstoffilterelement voor hulpmotor, zie bijlage.
...
Klant
Example Shipping Ltd
Schip
MV EXAMPLE STAR
#
Artikel
Aantal
Totaal
1
Shackle galv 16mm
SH-16-GALV SHACKLE BOW GALVANISED 16MM
10 PCE
€62.00
2
Rope polyprop 12mm x 220m
RP-PP12-220 ROPE POLYPROPYLENE 12MM 220M
2 COIL
€122.40
3
Fuel filter element, aux engine
FF-AUX-2207 FILTER ELEMENT FUEL AUX ENGINE
4 PCE
€153.00
Geschat totaal 8 regels
€712.09
Alle 8 regels gecontroleerd
Offerte maken en versturen
Vertrouwd door
Werkt samen met uw ERP
SAP
Microsoft Dynamics 365
Exact
Odoo
Klipboard Wholesale
Maatwerk legacy-systemen
SAP
Microsoft Dynamics 365
Exact
Odoo
Klipboard Wholesale
Maatwerk legacy-systemen
Waarom snelheid de doorslag geeft
De eerste volledige offerte krijgt meestal de order
Een inkoper stuurt dezelfde offerteaanvraag vaak tegelijk naar meerdere ship chandlers en beoordeelt de reacties in de volgorde waarin ze binnenkomen. Voor een ship chandler is responstijd geen efficiëntiemaatstaf, maar de manier waarop de order wordt gewonnen.
Beantwoord zodra het binnenkomt
Een aanvraag die binnenkomt terwijl uw team bezig is, blijft niet liggen tot iemand tijd heeft. Die wordt direct gelezen, gematcht en geprijsd zodra die binnenkomt.
Snel telt alleen als het standhoudt
Elke regel wordt gematcht op het IMPA- of ISSA-nummer en geprijsd op basis van uw actuele prijslijst. Onduidelijke artikelen worden één voor één gemarkeerd.
Het onthoudt wat u eerder heeft geoffreerd
Veel aanvragen bevatten artikelen die u al eerder heeft geprijsd. Die worden direct herkend, zodat niemand ze opnieuw hoeft op te zoeken, en alles wat nieuw is wordt onthouden voor de volgende keer.
Van inbox naar ERP
Zo werken AI-offertes voor ship chandlers
RFQ's komen binnen als Excel-bestanden, pdf's en gewone e-mails, soms met IMPA-codes en soms zonder. QuotifAI leest ze, koppelt elke regel aan uw catalogus en prijst die, zodat uw team zijn tijd besteedt aan de paar regels waarover een beslissing nodig is, niet aan overtypen.
75 seconden. Alle getoonde gegevens zijn fictieve voorbeeldgegevens.
01
Elke RFQ in één wachtrij
Rederijen, scheepsmanagers en agenten sturen RFQ's als Excel-bestanden, pdf's en gewone e-mails. QuotifAI leest elke aanvraag zodra die binnenkomt en zet die in één wachtrij, de meest urgente bovenaan, met de klant, het schip, het aantal regels en hoeveel daarvan gecontroleerd moeten worden.
Klant en schip bij elke aanvraag
Te controleren regels en geschat werk direct zichtbaar
Gelezen in elke taal
02
De aanvraag komt binnen, in welk formaat dan ook.
Een inkoper stuurt zijn eigen Excel-bestand met de RFQ. De kolomkoppen zijn de zijne, de eenheden passen niet bij uw catalogus en sommige omschrijvingen zijn afgekort. Met de hand is dat voor één aanvraag lang ontcijferen, zoeken en typen. QuotifAI leest het bestand zodra het binnenkomt, haalt de klant en het schip eruit en koppelt elke regel.
Klant en schip herkend uit de e-mail
Regels gelezen uit het eigen bestand van de klant
Zekere regels klaar voor een snelle controle
03
Koppelen, omrekenen, prijzen: automatisch
Elke regel wordt aan uw catalogus gekoppeld met de regels die voor die klant gelden: op het IMPA- of ISSA-nummer als dat er is, anders op de omschrijving. Verpakkings- en eenheidsomrekeningen en uw prijzen worden toegepast. Zijn een of twee artikelen onduidelijk, dan worden alleen die gemarkeerd, met de onderbouwing van de koppeling en de rij uit het bestand van de klant ernaast.
Alleen de onduidelijke regels gemarkeerd voor controle
De onderbouwing van elke voorgestelde koppeling
De regel gemarkeerd in het bestand van de klant
04
Terug in het formaat van de klant, klaar om te versturen.
De afgeronde offerte is geen standaard-pdf uit uw systeem. Het is het eigen Excel-bestand van de klant, ingevuld met uw prijzen en aantallen in de kolommen die de klant verwacht, en het gaat met één klik terug, of automatisch als u dat wilt.
Het eigen RFQ-bestand van de klant, ingevuld
Uw offerte als pdf erbij
Met één klik verstuurd, of automatisch
05
Rapportages over volume, snelheid en nauwkeurigheid
Zie hoeveel RFQ's, orders en regels er per week binnenkwamen, welke rederijen het meest sturen en hoe vaak QuotifAI juist koppelde. Maak uw eigen rapportages en deel ze als dashboard of spreadsheet.
Aanvragen, orders en artikelen per week
Aanvragen per rederij
Elke rapportage exporteren naar Excel
Waarom ship chandlers overstappen
Gebouwd voor IMPA, ISSA en alles zonder code
Elke rederij stuurt aanvragen anders. De een mailt een gescande pdf. De ander stuurt een Excel-bestand van 40 regels dat u moet invullen en terugsturen. Een derde gebruikt afkortingen die alleen iemand met twintig jaar havenervaring herkent. QuotifAI leest alles wat binnenkomt, koppelt het aan uw catalogus, rekent aantallen en eenheden om waar nodig en vult het eigen formaat van de klant in. Uw team controleert, keurt goed en verstuurt, en het schip krijgt antwoord terwijl het nog in de haven ligt.
Vult de eigen offerteaanvraag van de klant in
QuotifAI levert de offerte direct aan in het Excel-formaat van uw klant. Zonder te herformatteren en zonder handmatig knip- en plakwerk.
IMPA, ISSA en uw eigen codes
QuotifAI leest IMPA- en ISSA-nummers en de eigen referentienummers van uw klanten, en koppelt die aan uw catalogus. Staat er geen code bij, dan wordt de omschrijving gekoppeld, en uw correcties verbeteren toekomstige koppelingen.
Verpakkings- en eenheidsomrekeningen
Dozen naar stuks en andere verpakkingen: aantallen en prijzen worden omgerekend naar de eenheid waarin u verkoopt, of blijven in de eenheid van de klant, in te stellen per klant.
Het schip bij elke aanvraag
QuotifAI leest het schip uit de aanvraag en bewaart het bij de offerte. Een aanvraag zonder schip kan worden aangehouden tot er een is ingevuld.
Gescande pdf's en foto's
Een gescande bestellijst of een foto van een geprinte lijst wordt pagina voor pagina gelezen, net als een getypte e-mail of een Excel-bestand.
Eén e-mail, meerdere RFQ's
Bevat één e-mail meerdere RFQ's als bijlage, dan wordt elke RFQ een eigen offerte met een eigen schip, gekoppeld aan dezelfde e-mail.
Ook geautomatiseerd met QuotifAI:
AI-offertes voor groothandels →Onder de motorkap
Functies gebouwd voor ship chandlers
Artikelen buiten uw catalogus
Ship chandlers krijgen vragen om artikelen die ze niet dagelijks op voorraad hebben. Offreer die als special, met eerdere specials, leveranciersprijzen en recente levertijden bij de hand. QuotifAI kan ook leveranciers opzoeken en hen vanuit uw mailbox om een prijs vragen.
RFQ's uit inkoopportalen
Komt een RFQ binnen via het inkoopportaal van een klant, dan logt QuotifAI in, haalt de aanvraag op, prijst die via dezelfde werkwijze en vult het antwoord terug in het portaal in. Elke portaaltaak wordt vastgelegd, zodat u die kunt terugkijken.
Waarschuwingen voor voorraad en nalevering
Als uw ERP voorraadniveaus deelt, wordt een regel die om meer vraagt dan u hebt gemarkeerd, met de verwachte naleverhoeveelheid en -datum, zodat u weet wat aan boord kan voordat het schip vertrekt.
Teams, rollen en afdelingen
Geef proviand, dek- en machinekamervoorraden elk een eigen wachtrij en elke medewerker de rechten die nodig zijn. Aanvragen gaan met één klik naar een andere afdeling, en rollen bepalen wat iedereen kan doen.
Een volledige geschiedenis van elke offerte
Elke wijziging aan een offerte wordt vastgelegd: wie welke regel wijzigde, van wat naar wat, en wanneer. Handig als een superintendent weken later vragen heeft over een prijs.
Werkt in negen talen
Aanvragen worden in elke taal gelezen, en de app is beschikbaar in het Engels, Nederlands, Duits, Frans, Spaans, Italiaans, Grieks, Chinees en Japans, zodat elk team in zijn eigen taal werkt.
ERP-koppeling
Wij bouwen de ERP-koppeling voor u.
Wij bouwen en onderhouden de integratie met uw bestaande systemen van begin tot eind, inclusief koppelingen met grote ERP-systemen zoals SAP, Microsoft Dynamics 365, Exact, Odoo, Klipboard Wholesale en aangepaste legacy-systemen.
Uw ERP
Van u
⇅
Integratielaag
Wij bouwen het
⇅
QuotifAI
Wij beheren het
Gerelateerde oplossingen
Andere workflows die we kunnen automatiseren
Gebruik hetzelfde platform voor operationele werkzaamheden rond offreren, prijsbepaling en orderverwerking.
Salesinbox automatisering
Sorteer elke bestelling en offerteaanvraag voordat iemand de inbox opent.
QuotifAI leest elk inkomend bericht, bepaalt of het een bestelling, een offerteaanvraag of geen van beide is, en plaatst het in de juiste map in uw bestaande mailbox.
Klantportalen
Stop met het overzetten van offertegegevens tussen portalen en uw ERP
QuotifAI vindt de offerteaanvraag, past uw bestaande matchings- en prijsworkflow toe en vult de voltooide reactie terug in het portaal in.
Maatwerk AI-automatisering
Heeft u een proces waar geen enkel product op aansluit? Wij bouwen het.
U brengt het idee mee en de kennis van hoe het werk gebeurt. Wij bouwen de AI die het uitvoert, brengen die in productie en houden die draaiend.
Boek een demo
Wat er gebeurt nadat u een demo aanvraagt
Een demo is een gesprek over hoe uw team nu offertes maakt, waarbij we QuotifAI laten zien op een voorbeeldaanvraag. Wilt u verder, dan kunnen we daarna een aparte omgeving inrichten met uw eigen prijslijst.
1
Een kort gesprek over uw offerteproces
We kijken hoe aanvragen nu binnenkomen, welk ERP u gebruikt en waar de tijd in uw offerteproces naartoe gaat.
2
Zie het werken op een voorbeeldaanvraag
We laten QuotifAI een voorbeeldaanvraag van begin tot eind verwerken: het lezen, het koppelen en prijzen van de regels, en de controle voordat de offerte wordt verstuurd.
3
Probeer het gratis met uw eigen prijslijst
Na de demo kunnen we een aparte omgeving inrichten met uw eigen prijslijst, meestal binnen een paar dagen. U mailt uw testaanvragen ernaartoe en ziet wat er terugkomt, kosteloos en zonder verplichtingen.
Uw gegevens blijven in een eigen, afgeschermde omgeving. Zie beveiliging en controle.
Vragen
Veelgestelde vragen over offertesoftware voor ship chandlers
Wat doet AI-offertesoftware voor een ship chandler?
Het neemt het werk over tussen het binnenkomen van een RFQ en een geprijsd antwoord dat klaar is om te versturen. QuotifAI leest de aanvraag in elk formaat, koppelt elke regel aan uw catalogus, rekent eenheden om waar nodig, past uw prijzen toe en vult het eigen formaat van de klant in. Uw team controleert, keurt goed en verstuurt, terwijl het schip nog in de haven ligt.
Herkent het IMPA- en ISSA-codes?
Ja. Een IMPA- of ISSA-nummer wordt als zodanig herkend en op de code gekoppeld. De eigen referentienummers van uw klanten worden ook gekoppeld, en een regel zonder code wordt op de omschrijving gekoppeld. Uw correcties verbeteren toekomstige koppelingen.
Kan het de eigen RFQ-sheet van de klant invullen?
Ja. Als een klant een Excel-bestand stuurt dat ingevuld terug moet komen, vult QuotifAI uw prijzen en aantallen in de kolommen in die de klant gebruikt. U hoeft niets om te zetten en niets te kopiëren naar een standaard-pdf uit uw systeem.
Hoe gaat het om met verschillende eenheden en productcodes per klant?
Omrekeningen volgen uw regels, van dozen naar stuks en andere verpakkingen, en zijn per klant in te stellen. Elke rederij heeft eigen productcodes, voorkeurseenheden en een eigen opmaak, en QuotifAI wordt op elk daarvan ingesteld.
Hoe snel gaat er een antwoord de deur uit?
Een aanvraag wordt gelezen, gekoppeld en geprijsd zodra die binnenkomt, en blijft dus niet liggen tot iemand in uw team tijd heeft. Aanvragen die 's nachts binnenkomen, zijn verwerkt en staan klaar voor goedkeuring wanneer uw team 's ochtends begint.
Wat gebeurt er als een artikel onduidelijk is?
Alleen die regel wordt gemarkeerd. Als een of twee artikelen in een aanvraag onduidelijk zijn, legt QuotifAI alleen die ter controle voor, niet de hele aanvraag. Uw team keurt goed voordat er iets wordt verstuurd.
Kan het offerteaanvragen verwerken die via een inkoopportaal binnenkomen?
Ja. QuotifAI logt in op het portaal, vindt en controleert de aanvraag, prijst die via dezelfde workflow als elke andere offerteaanvraag en opent daarna de offerte opnieuw om het antwoord terug in te vullen. Elke portaaltaak wordt opgenomen, zodat u die kunt terugkijken. Zie klantportaalautomatisering.
Kunnen we het eerst op onze eigen prijslijst proberen voordat we beslissen?
Ja. Na de demo kunnen we meestal binnen enkele dagen een aparte omgeving voor uw bedrijf inrichten. Die wordt gevuld met uw eigen prijslijst en draait zelfstandig. Zo kunt u de offerteaanvragen die u wilt testen ernaartoe mailen en zien wat eruit komt, zonder kosten en zonder verplichtingen, nog voordat er iets wordt gekoppeld aan de systemen waarop u werkt. Zie een demo aanvragen.
Klaar om uw offerteproces te automatiseren? Plan een gratis demo.
Zie QuotifAI een voorbeeldaanvraag verwerken en probeer het daarna gratis met uw eigen prijslijst.
Vraag een demo aan