Voor scheepsleveranciers
AI-offertesoftware voor scheepsbevoorraders
Scheepsbevoorraders werken onder hoge druk. QuotifAI leest de offerteaanvragen van uw klanten, vult ze in, rekent eenheden om, past uw prijzen toe en verstuurt de reactie nog vóór de volgende leverancier dat doet.
SAP · Microsoft Dynamics 365 · Exact · Odoo · Klipboard Wholesale · custom legacy systems
Hallo, graag zo snel mogelijk een prijsopgave voor de bijgevoegde lijst. Het schip vertrekt donderdag. Aantallen volgens de lijst, ex works is akkoord.
RFQ_Aurora_rev2.xlsx · 34 KB| Artikel | Aantal | PRIJS |
|---|---|---|
| Gasket set, DN80 PN16 | 12 | € 41.20 |
| Bearing 6208-2RS | 8 | € 17.85 |
| Impeller, bronze 4" | 2 | € 486.00 |
| Hose clamp W4 60–80 | 40 | € 2.35 |
Vertrouwd door
Waarom scheepsbevoorraders overstappen
Gebouwd voor de manier waarop scheepsbevoorraders écht werken
Elke scheepsoperator verstuurt aanvragen op een andere manier. De één mailt een gescande PDF. De ander stuurt een Excel-sheet met 40 regels die je moet invullen en terugsturen. Een derde gebruikt afkortingen die alleen iemand met twintig jaar ervaring op de kade begrijpt.
Je team weet hoe je dit allemaal moet verwerken, maar alles handmatig doen voor elk schip en elke aanvraag kost uren die je niet hebt. QuotifAI leest alles wat binnenkomt, koppelt het aan je productcatalogus, zet waar nodig hoeveelheden en eenheden om en vult het formulier van de klant automatisch in. Je team controleert, keurt goed en verstuurt. Het schip krijgt antwoord terwijl het nog in de haven ligt.
Snellere doorlooptijden
Meer offertes verstuurd, met minder wachttijd.
Minder fouten
Standaardchecks voorkomen overbodige communicatie en extra werk.
Soepeler werken
Drukke periodes blijven beheersbaar dankzij betrouwbare automatisering.
Passend bij uw proces
Wij stemmen datagegevens, artikelmatching, prijsregels en outputformaten volledig af op jouw behoeften. QuotifAI is speciaal ontwikkeld voor sectoren met complexe technische aanvragen, zoals de maritieme sector, logistiek, groothandel en productie, waar snelheid en nauwkeurigheid bij grote volumes offertes essentieel zijn.
Geleidelijk starten
Neem het in je eigen tempo over – geen ingrijpende grote veranderingen.
ERP‑koppeling
Wij bouwen en onderhouden de integratie met uw bestaande systemen van begin tot eind, inclusief koppelingen met grote ERP-systemen zoals SAP, Microsoft Dynamics 365, Exact, Odoo, Klipboard Wholesale en aangepaste legacy-systemen.
Van inbox naar ERP
Jouw werkdag met QuotifAI
01
De aanvraag komt binnen, in welk formaat dan ook.
Een inkoopmedewerker van een scheepsmanagementbedrijf stuurt een Excel-sheet met 60 regels. De kolomkoppen hebben hun eigen indeling. Eenheden komen niet overeen met je catalogus. Sommige productbeschrijvingen zijn afgekort op een manier die niet in je systeem voorkomt. Om dit handmatig te verwerken, moet iemand in je team het bestand openen, de aanvraag ontcijferen, elk product opzoeken, prijzen controleren, de cellen invullen en het terugsturen. Voor één aanvraag kost dat 45 minuten. Op een drukke ochtend is dat meteen de hele ochtend.
QuotifAI verwerkt het bestand zodra het binnenkomt.
02
Matching, converteren en prijzen; automatisch.
Het systeem leest de RFQ regel voor regel. Elk item wordt gekoppeld aan je productcatalogus, op basis van de voor die klant ingestelde regels. Wanneer de klant andere eenheden gebruikt - dozen in plaats van stuks, liters in plaats van gallons - worden conversies automatisch toegepast. Daarbovenop wordt je prijslogica uitgevoerd. Marges, klantspecifieke tarieven en staffels worden allemaal toegepast zonder dat iemand een spreadsheet hoeft aan te raken.
Als de AI voldoende vertrouwen heeft in alle regels, wordt de offerte volledig automatisch afgerond. Als één of twee items onduidelijk zijn, worden alleen die onderdelen gemarkeerd voor controle; niet de hele aanvraag.
03
Terug in het formaat van de klant, klaar om te versturen.
De afgeronde offerte is geen generieke pdf uit uw systeem. Het is de eigen Excel-sheet van de klant, ingevuld met uw prijzen en aantallen in de kolommen die zij verwachten. De aanvraag wordt automatisch teruggestuurd naar de klant, klaar om te worden goedgekeurd en verwerkt—zonder dat er een handmatige handeling aan te pas komt.
04
Beheer van prijslijsten
Wanneer leveranciers hun prijzen updaten, is het correct en schoon in je systeem krijgen al de helft van het werk. QuotifAI verwerkt prijslijst-imports en houdt je prijsgegevens up-to-date. Ingebouwde controles signaleren alles wat buiten de norm valt nog vóór het in een offerte terechtkomt. Zo behoud je grip op je marges zonder uren in spreadsheets te steken.
05
Rapportages
Aan het einde van de week ziet u het complete verhaal van wat er is gebeurd: volumes, responspatronen en resultaten. Trends laten zien waar zaken verbeteren en waar kleine aanpassingen een grote impact kunnen hebben. U sproot knelpunten direct op en brengt snel te behalen winst voor het team in kaart. Duidelijke visualisaties maken het eenvoudig om updates te delen met het management en prioriteiten op één lijn te krijgen. Het is continue verbetering, ingebouwd in uw vaste routine.
Wat het oplevert
Belangrijkste voordelen voor scheepsbevoorraders
Vult de eigen offerteaanvraag van de klant in
QuotifAI levert de offerte direct aan in het Excel-formaat van uw klant. Zonder te herformatteren en zonder handmatig knip- en plakwerk.
Klant-specifieke configuratie
Elke rederij hanteert eigen productcodes, voorkeurseenheden en indelingen. Wij configureren QuotifAI zo dat het naadloos aansluit op elke specifieke klant.
Omrekening van eenheden en aantallen
Liter naar gallon, dozen naar stuks, kilogram naar pond. Omrekeningen vinden automatisch plaats op basis van uw instellingen.
Snelheid die aansluit op havenschema's
Reacties worden binnen enkele minuten verzonden, niet binnen uren. Wanneer een schip een doorlooptijd van slechts zes uur heeft, maakt dat het verschil.
Werkt ook buiten kantooruren
Aanvragen die 's nachts binnenkomen, worden direct verwerkt en staan klaar voor goedkeuring wanneer uw team 's ochtends begint.
Leert uw catalogus kennen
Vage omschrijvingen worden gekoppeld aan het juiste product. Correcties worden automatisch verwerkt en verbeteren de toekomstige matches.
ERP-integratie
Approved quotes push straight into your system, no double entry. Human review stays in the loop — the AI handles intake and pricing prep, your team approves before anything goes out.
Schaalt mee met het aantal aanvragen
High-traffic days don’t create backlogs. The system processes in parallel.
Onder de motorkap
Ingebouwde extra functionaliteiten
Ingebouwd gebruikersbeheer
De juiste mensen de juiste toegang geven is snel en eenvoudig. Nieuwe teamleden krijgen direct de weergaven en acties die ze nodig hebben, terwijl gevoelige gegevens beschermd blijven. Een helder logboek toont wie wat heeft gedaan en wanneer, zodat u compliant blijft zonder dat iemand vertraging oploopt.
Overzicht
In één oogopslag ziet u dat alles goed werkt en bijgewerkt is. Als er iets aandacht nodig heeft, is dat direct duidelijk zichtbaar, zodat uw team zich kan richten op klanten in plaats van op het oplossen van problemen.
Leren
Wanneer een product of referentie onbekend voorkomt, stelt het systeem op basis van uw historie de beste match voor. U bevestigt dit eenmalig, waarna vergelijkbare verzoeken de volgende keer vlekkeloos verlopen—met minder afwijkingen en minder vertraging.
Klaar om je offerteproces te automatiseren? Plan een gratis demo.
Bekijk hoe QuotifAI werkt op een echte aanvraag.
Vraag een demo aan