AI-portaalautomatisering
Offerteaanvragen uit klantportalen automatisch verwerken
De QuotifAI AI-portaalagent logt in op klantportalen, haalt offerteaanvragen op, verwerkt en berekent elke regel en vult vervolgens de voltooide offerte terug in het portaal in.
AI-portaalagent · RFQ-ophaling · ERP-prijsbepaling · geautomatiseerde portaalinvoer · video-opname
Afzender noreply@portal.example.com
Onderwerp Nieuwe offerteaanvraag RFQ-4471 gepubliceerd: onderdelen voor pomprevisie, week 46
Er staat een nieuwe offerteaanvraag klaar in het Example Procurement Portal.
Referentie RFQ-4471, sluit op 30-10-2026 om 17:00
Klant
Example Engineering Ltd
Portaal
portal.example.com
#
Stap van de agent
Opname
1
Ingelogd op het portaal
Account ingesteld voor Example Engineering Ltd
00:01
2
RFQ-4471 gevonden, referentie gecontroleerd
Excel-export gedownload, 8 regels
02:26
3
Gekoppeld en geprijsd in QuotifAI
6 regels geaccepteerd, 2 gecontroleerd door uw team
4
Prijzen teruggezet in het portaal
Geïmporteerd, daarna alle 8 prijzen gecontroleerd
02:51
Offertetotaal 8 regels
€2,116.30
Opname opgeslagen
Offerte ingediend
Vertrouwd door
Werkt samen met uw ERP
SAP
Microsoft Dynamics 365
Exact
Odoo
Klipboard Wholesale
Maatwerk legacy-systemen
SAP
Microsoft Dynamics 365
Exact
Odoo
Klipboard Wholesale
Maatwerk legacy-systemen
Waarom klantportalen automatiseren?
Stop met het kopiëren van offertegegevens tussen portalen en systemen.
Veel klanten publiceren offerteaanvragen in hun eigen inkoopportalen. Uw team moet inloggen, de juiste RFQ zoeken, elke regel downloaden of overnemen, deze in uw eigen systemen verwerken en daarna terugkeren om de ingevulde aantallen en prijzen in te voeren. QuotifAI verbindt die stappen. Het haalt de aanvraag op, stuurt de gegevens door uw bestaande koppel- en prijsworkflow en vult de verwerkte offerte terug in het portaal in. Uw team houdt de controle over beoordeling en indiening, zonder het invoerwerk te herhalen.
RFQ’s automatisch uit portalen ophalen
Open de juiste aanvraag, controleer de referentie en haal elke offertregel op zonder handmatig te kopiëren.
Resultaten terugschrijven naar het portaal
Keert na verwerking terug en vult de portaalvelden in, of gebruikt de eigen Excel-import van het portaal als die er is.
Behoud uw prijsworkflow
Productmatching, eenheden, aantallen en prijzen blijven gewoon uw bestaande QuotifAI- en ERP-regels volgen.
Leert hoe elk klantportaal werkt
De AI begrijpt hoe het portaal is opgebouwd en onthoudt succesvolle navigatie en inlogstatus, zodat terugkerende taken sneller verlopen.
Een medewerker kan ingrijpen wanneer nodig
Vraagt een portaal om een menselijke controle, zoals een captcha, dan wacht de agent op een medewerker en gaat daarna verder in dezelfde portaalsessie.
Bekijk en speel elke portaaltaak opnieuw af
Volg de AI-agent live of speel de volledige browsersessie opnieuw af in videoformaat om precies te zien wat er is gedaan.
Van portaalaanvraag tot complete reactie
Hoe automatisering van klantportalen werkt
De agent handelt het portaal aan beide kanten af: hij haalt de aanvraag op en vult het antwoord terug in nadat QuotifAI het heeft geprijsd. Uw team beoordeelt de offerte daartussen.
01
De portaalaanvraag wordt gevonden en opgehaald
QuotifAI opent het geconfigureerde klantportaal, logt in met het toegewezen account en vindt de juiste RFQ. Het controleert eerst de referentie voordat er gegevens worden opgehaald. Biedt het portaal een export naar Excel of PDF, dan downloadt de agent die direct. Zo niet, dan legt het de volledige kopgegevens en elke artikelregel vast in een vaste, betrouwbare volgorde.
Ingelogd met het account dat voor dat portaal is ingesteld
Referentie gecontroleerd voordat er iets wordt overgenomen
Excel- of PDF-export gedownload waar het portaal die aanbiedt
02
QuotifAI verwerkt en prijst elke regel
De opgehaalde aanvraag komt in dezelfde QuotifAI-workflow terecht als elke andere offerteaanvraag. Productomschrijvingen worden gekoppeld aan uw catalogus, aantallen en eenheden worden genormaliseerd en klantspecifieke prijzen en kortingen worden toegepast. Onvolledige of onduidelijke regels blijven zichtbaar voor controle, in plaats van ongemerkt te worden ingediend.
Dezelfde koppeling en prijsbepaling als bij uw aanvragen per e-mail
Onduidelijke regels gemarkeerd voor controle
De portaalexport naast elke regel
03
De voltooide offerte wordt terug ingevuld in het portaal
Na de verwerking keert QuotifAI terug naar hetzelfde klantportaal en opent de offerte om te bewerken. Als het portaal een Excel-import ondersteunt, wordt eerst de voltooide dataset geüpload. Zo niet, dan worden de vereiste aantallen, eenheden en prijzen in de portaalvelden ingevuld en gecontroleerd voordat de workflow verdergaat.
Offertereferentie opnieuw gecontroleerd vóór het invullen
Excel-import waar het portaal die ondersteunt
Elke ingevoerde prijs gecontroleerd tegen de offerte
04
Het resultaat en de video-opname blijven beschikbaar
Elke portaaltaak bewaart de status, de stappen die de agent heeft gezet en de opgenomen browsersessie. U kunt als video terugkijken wat de AI-agent heeft gedaan, naar elke stap springen of een lopende taak stoppen als de workflow niet verder moet.
Elke taak op een rij, met klant, voortgang en duur
Video-opname met de stappen van de agent als ondertiteling
Een lopende taak kan worden gestopt
Uw portaalworkflow blijft inzichtelijk
Zie wat de AI-portaalagent doet
Elke portaaltaak wordt opgenomen, zodat u ziet hoe de agent van de oorspronkelijke aanvraag naar het ingevulde portaalantwoord is gegaan.
Onthoudt succesvolle portaalworkflows
De AI-agent hergebruikt opgeslagen kennis van het portaal en de inlogstatus, waardoor terugkerende offertetrajecten sneller de juiste schermen bereiken.
Live volgen of later terugkijken
Volg de portaaltaak terwijl die draait en bekijk de opgenomen browsersessie later opnieuw als video wanneer u dat nodig heeft.
Neem het over wanneer de AI hulp nodig heeft
Vraagt een portaal om een menselijke controle, dan neemt een geautoriseerde medewerker de geopende browsersessie over, handelt de stap af en laat de AI-agent daarna verdergaan.
Wat automatisering van AI-portalen oplevert
Voordelen van AI-automatisering voor klantportalen
Eerst downloaden en importeren
Gebruikt ondersteunde portaalexports en -imports wanneer beschikbaar, waardoor repetitief veld-voor-veld werk afneemt.
Portaalinvoer wanneer nodig
Valt terug op gecontroleerde invoer via toetsenbord en browser wanneer een portaal geen bruikbare importworkflow heeft.
Uw portaalinlog blijft beschermd
Portaalwachtwoorden worden versleuteld zodra u ze opslaat en pas ontsleuteld op de QuotifAI-agenthost wanneer een taak start. Wachtwoorden zijn niet zichtbaar in de taaklogs.
Portaalbestanden worden gecontroleerd vóór gebruik
Bestanden die uit het klantportaal worden opgehaald, worden gescand voordat QuotifAI ze in de offerteverwerking gebruikt.
Geen geschatte prijzen
Een regel die QuotifAI niet kan koppelen, gaat terug met een opmerking in plaats van een geschatte prijs, zodat er niets wordt ingevoerd dat niemand heeft gecontroleerd.
Geprijsd vanuit uw ERP
Prijzen komen uit uw ERP, via dezelfde koppeling die QuotifAI gebruikt voor offerteaanvragen per e-mail.
Gerelateerde oplossingen
Andere workflows die we kunnen automatiseren
Gebruik hetzelfde platform voor operationele werkzaamheden rond offreren, prijsbepaling en orderverwerking.
Salesinbox automatisering
Sorteer elke bestelling en offerteaanvraag voordat iemand de inbox opent.
QuotifAI leest elk inkomend bericht, bepaalt of het een bestelling, een offerteaanvraag of geen van beide is, en plaatst het in de juiste map in uw bestaande mailbox.
AI-offertesoftware
Zet offerteaanvragen per e-mail om in geprijsde offertes
QuotifAI leest offerteaanvragen in elk formaat, koppelt elke regel aan uw catalogus en prijst die vanuit uw ERP, voor zowel groothandels als ship chandlers.
Maatwerk AI-automatisering
Heeft u een proces waar geen enkel product op aansluit? Wij bouwen het.
U brengt het idee mee en de kennis van hoe het werk gebeurt. Wij bouwen de AI die het uitvoert, brengen die in productie en houden die draaiend.
Boek een demo
Wat er gebeurt nadat u een demo aanvraagt
Een demo is een gesprek over de portalen die uw klanten gebruiken en hoe uw team daar nu mee omgaat, waarbij we de QuotifAI-portaalagent laten zien op een voorbeeldaanvraag in een portaal.
1
Een kort gesprek over uw portalen
We bekijken in welke klantportalen u offertes maakt, hoe de aanvragen bij u binnenkomen en waar de tijd naartoe gaat.
2
Zie het werken op een voorbeeldaanvraag
We laten zien hoe de agent een voorbeeldaanvraag uit een portaal ophaalt, QuotifAI die prijst en de agent het antwoord terug invult.
3
Een plan voor uw portalen
We bespreken welke van uw portalen de agent aankan en wat het inrichten van elk portaal inhoudt.
Uw gegevens blijven in een eigen, afgeschermde omgeving. Zie beveiliging en controle.
Vragen
Veelgestelde vragen over AI-automatisering van klantportalen
Wat is AI-automatisering van klantportalen?
Het verbindt de handmatige stappen rond portaalgebaseerde offerteaanvragen. De QuotifAI AI-agent opent het klantenportaal, haalt de aanvraag op, verwerkt die via uw offertetraject en vult de voltooide gegevens terug in het portaal in.
Kan QuotifAI een offerte ophalen en terug invullen in hetzelfde portaal?
Ja. De workflow is ontworpen als een gesloten lus: haal de juiste aanvraag op, verwerk en prijs de regels en open daarna de offerte in het portaal opnieuw om het voltooide resultaat in te voeren of te importeren.
Leert de AI-agent hoe een klantportaal werkt?
Ja. De AI leert tijdens het werken hoe de website is opgebouwd. Succesvolle portaalkennis en de inlogstatus kunnen opnieuw worden gebruikt, waardoor herhaalde taken in hetzelfde portaal sneller verlopen.
Hoe worden portaalinloggegevens verwerkt?
Portaalwachtwoorden worden versleuteld zodra u ze opslaat en pas ontsleuteld op de QuotifAI-agenthost wanneer een taak start. Wachtwoorden zijn niet zichtbaar in de taaklogs. Het volledige overzicht vindt u bij beveiliging en controle.
Kan ik opnieuw bekijken wat de AI-agent heeft gedaan?
Ja. De browsersessie wordt opgenomen, zodat u de portaaltaak als video kunt terugkijken en kunt zien hoe de AI van de oorspronkelijke aanvraag naar de ingevulde portaalreactie is gegaan.
Wat gebeurt er als de AI-agent hulp nodig heeft?
Vraagt een portaal om een menselijke controle, zoals een captcha, dan pauzeert de taak en blijft dezelfde browsersessie open. Een geautoriseerde medewerker neemt het over, handelt de stap af en hervat de automatisering vanaf de huidige pagina.
Hebben we het volledige offerteplatform van QuotifAI nodig om dit te gebruiken?
In de standaardopzet wel. De AI-agent haalt de aanvraag op uit het portaal, QuotifAI prijst de regels en de agent vult het ingevulde antwoord terug in. De agent zelf draait als aparte dienst, dus hij kan ook zo worden ingericht dat hij een aanvraag ophaalt en die doorstuurt naar een systeem dat u aanwijst. Prijsbepaling is de stap die van het platform afhangt. Zie AI-offertesoftware voor groothandels of AI-offertesoftware voor ship chandlers.
Klaar om offertes in klantportalen te automatiseren?
Zie hoe QuotifAI een voorbeeldaanvraag uit een portaal ophaalt, verwerkt en terug invult.
Vraag een demo aan