Inbox-automatisering voor verkoop- en orderafdelingen
Inbox-automatisering die orders scheidt van offerteaanvragen
QuotifAI brengt inbox-automatisering naar de gedeelde mailbox die uw verkoopteam al gebruikt. Het controleert elke nieuwe e-mail en de bijlagen, classificeert die als order, offerteaanvraag of geen van beide en zet hem in de juiste map voordat iemand hem opent.
E-mailclassificatie · Leest bijlagen · Microsoft 365, Exchange of IMAP
Afzender purchasing@example.com
Onderwerp Aanvraag Q-25261, pomponderdelen, zie bijlage
Graag een offerte voor de bijgevoegde lijst. We hebben de levering nodig in week 46.
Bijlage: enquiry-Q25261.xlsx
Mailbox
sales@example.com
Gecontroleerd
Dag en nacht
#
Bericht
Map
1
Aanvraag Q-25261
purchasing@example.com · XLSX
Offertes
2
Onze bestelling 82615207
orders@example.net · PDF
Bestellingen
3
Bevestiging van uw inkooporder 44821
sales@supplier.example.org · antwoord van leverancier
Inbox
4
Offerteaanvraag kogelkranen DN40
buyer@example.net · gescand formulier
Offertes
Gesorteerd voordat iemand ze opende
4 van 4
Antwoorden blijven in de inbox
In uw mappen gezet
Vertrouwd door
Werkt in de mailbox die u al gebruikt
Microsoft 365
Exchange
Gmail
IMAP
PDF-, Word- en Excel-bijlagen
Gescande pagina's
Microsoft 365
Exchange
Gmail
IMAP
PDF-, Word- en Excel-bijlagen
Gescande pagina's
Waarom de salesinbox automatiseren
Orders en offerteaanvragen blijven in de inbox liggen voordat iemand eraan begint
Bestellingen en offerteaanvragen komen binnen tussen leveranciersreacties, leveringsmeldingen en allerlei andere berichten. Iemand moet ze allemaal openen om te zien wat wat is, en geen minuut daarvan gaat naar het maken van offertes.
Bestellingen en offerteaanvragen direct gescheiden bij binnenkomst
QuotifAI labelt elk nieuw bericht als order, offerteaanvraag of geen van beide, zodat de inbox al gesorteerd is wanneer uw team hem opent.
Leveranciersreacties blijven uit beeld
Een leverancier die een door u geplaatste inkooporder bevestigt of reageert met eigen prijzen, wordt herkend en buiten uw order- en offertemappen gehouden.
Niets hoeft te wachten op kantooruren
Mailboxen worden continu gecontroleerd, dus mail die 's nachts of in het weekend binnenkomt, is gesorteerd tegen de tijd dat de eerste collega inlogt.
Het opent ook de bijlagen
Pdf's, Word-bestanden en spreadsheets worden gelezen en gescande pagina's gaan door OCR, zodat een orderformulier bij een verder lege e-mail toch op de juiste plek belandt.
De talen waarin uw klanten schrijven
Er is geen talenlijst om in te stellen. QuotifAI leest elk bericht in de taal waarin het binnenkomt.
Geplaatst in de mappen die u al gebruikt
Orders en offerteaanvragen gaan naar uw bestaande mappen. Al het andere blijft in de inbox, zodat uw team in dezelfde mailbox verder werkt.
Van ongelezen bericht naar de juiste map
Zo sorteert inbox-automatisering orders en offerteaanvragen
QuotifAI wordt ingericht voor uw mailboxen: welke het controleert, waar orders en offerteaanvragen naartoe gaan en welke domeinen het overslaat. Daarna werkt het zelfstandig.
1
Het pakt nieuwe e-mail automatisch op
QuotifAI controleert elke gekoppelde mailbox continu, dag en nacht. Antwoorden en doorgestuurde mails blijven in de inbox voor uw team.
2
Het leest het nieuwste bericht en de bijlagen
QuotifAI leest het laatste bericht met eventuele bijgevoegde pdf's, Word-bestanden of spreadsheets, en leest gescande pagina's met OCR. Oudere berichten verderop in de thread tellen alleen als context.
3
Het beslist: order, offerteaanvraag of geen van beide
Een klant die een bestelling plaatst, is een order. Een vraag naar prijzen of een offerte is een offerteaanvraag. Een leverancier die een door u geplaatste inkooporder bevestigt, of iets anders, is geen van beide.
4
Het plaatst de e-mail waar uw team die verwacht
Orders gaan naar uw ordermap, offerteaanvragen naar uw offertemap. Al het andere blijft in de inbox, zodat er niets verdwijnt.
Ingericht rond uw mailbox
Ingericht voor uw gedeelde mailboxen en mappen
QuotifAI wordt ingericht op de manier waarop uw inboxen nu al werken, dus uw team hoeft niets te veranderen.
De mailboxen die u kiest
U bepaalt welke afdelingsmailboxen QuotifAI controleert en naar welke mappen orders en offerteaanvragen gaan.
Werkt met uw mailserver
Microsoft 365, Exchange of elke IMAP-mailbox, ook Gmail. Geen tweede inbox en geen nieuwe tool die uw team moet leren.
Domeinen die worden overgeslagen
Mail van domeinen die nooit orders of offerteaanvragen sturen, kan worden overgeslagen zonder dat die wordt gelezen.
Het verschil dat het maakt
Wat er verandert zodra de inbox zichzelf sorteert
Niemand hoeft de inbox nog te sorteren
De persoon die eerst elk bericht moest openen alleen om te bepalen waar het thuishoorde, kan die tijd nu besteden aan het maken van offertes.
Uw eigen inkooporders zorgen niet langer voor verwarring
QuotifAI controleert van wie de bestelling is waar de afzender naar verwijst. Een leverancier die een door u geplaatste inkooporder bevestigt, belandt nooit tussen nieuwe aanvragen.
Oude e-mailthreads blijven afgesloten
De beslissing komt uit het nieuwste bericht. Een oude aanvraag verderop in de thread maakt van een antwoord geen nieuwe aanvraag.
Een aanvraag blijft een aanvraag
Een formeel document met meerdere regels en aantallen blijft een offerteaanvraag wanneer het als aanvraag of RFQ is aangeduid. QuotifAI ziet zulke documenten niet ten onrechte als een definitieve bestelling.
Lopende gesprekken blijven ongemoeid
Antwoorden en doorgestuurde mails blijven in de inbox, zodat een thread waar uw team al mee bezig is niet opnieuw als nieuw werk wordt ingedeeld.
Offerteaanvragen klaar om te offreren
Offerteaanvragen gaan naar uw offertemap. Gebruikt u ook AI-offertes, dan worden ze daar opgepakt en geprijsd.
Gerelateerde oplossingen
Andere workflows die we kunnen automatiseren
Gebruik hetzelfde platform voor operationele werkzaamheden rond offreren, prijsbepaling en orderverwerking.
AI-automatisering van klantportalen
Haal RFQ's uit portalen op en vul de geprijsde offerte terug in
De QuotifAI-portaalagent logt in op klantportalen, haalt offerteaanvragen op en vult de ingevulde offerte terug in het portaal in.
AI-offertesoftware
Zet offerteaanvragen per e-mail om in geprijsde offertes
QuotifAI leest offerteaanvragen in elk formaat, koppelt elke regel aan uw catalogus en prijst die vanuit uw ERP, voor zowel groothandels als ship chandlers.
Maatwerk AI-automatisering
Heeft u een proces waar geen enkel product op aansluit? Wij bouwen het.
U brengt het idee mee en de kennis van hoe het werk gebeurt. Wij bouwen de AI die het uitvoert, brengen die in productie en houden die draaiend.
Boek een demo
Wat er gebeurt nadat u een demo aanvraagt
Een demo is een gesprek over de mailboxen waarmee uw team werkt en hoe orders en offerteaanvragen nu bij u binnenkomen, waarbij we QuotifAI een voorbeeldmailbox laten sorteren.
1
Een kort gesprek over uw mailboxen
We bekijken in welke mailboxen orders en offerteaanvragen binnenkomen en hoe uw team ze nu sorteert.
2
Zie hoe het een voorbeeldmailbox sorteert
We laten zien hoe QuotifAI voorbeeldberichten met bijlagen leest en elk bericht indeelt als order, offerteaanvraag of geen van beide.
3
Een plan voor uw mailboxen
We bespreken welke mailboxen en mappen we koppelen en wat het inrichten op uw mailserver inhoudt.
Uw gegevens blijven in een eigen, afgeschermde omgeving. Zie beveiliging en controle.
Vragen
Voordat u een demo boekt
Wat is inbox-automatisering voor orders en offerteaanvragen?
Software leest elke nieuwe e-mail in een gedeelde mailbox, classificeert die als order, offerteaanvraag of geen van beide en zet hem in de juiste map. QuotifAI doet dit in uw bestaande mailbox, zodat uw team de dag begint met een gesorteerde inbox.
Waar kijkt QuotifAI naar bij het classificeren van een e-mail?
Het nieuwste bericht in de thread en de bijlagen: pdf's, Word-bestanden en spreadsheets, waarbij gescande pagina's met OCR worden gelezen. Zo wordt een orderformulier bij een verder lege e-mail toch goed gesorteerd. Eerdere berichten verderop in de thread tellen alleen als context.
Wat gebeurt er met reacties en doorgestuurde berichten?
Die blijven in de inbox, zodat een gesprek waar uw team al mee bezig is niet als nieuwe order of offerteaanvraag wordt ingedeeld.
Welke talen ondersteunt het?
Er is geen talenlijst om in te stellen. QuotifAI leest elk bericht in de taal waarin het binnenkomt.
Waar komen de berichten terecht?
In uw bestaande mailmappen. Orders gaan naar de ordermap, offerteaanvragen naar de offertemap. Al het andere blijft in de inbox.
Met welke mailservers werkt het?
Microsoft 365, Exchange en elke IMAP-mailbox, ook Gmail. QuotifAI werkt in uw bestaande mailbox en mappen.
Hebben we het volledige offerteplatform van QuotifAI nodig om dit te gebruiken?
Nee. Inbox-sortering kan los worden ingericht: orders en offerteaanvragen komen in uw bestaande mappen terecht en uw team werkt verder zoals nu. Gebruikt u ook AI-offertes, dan worden gesorteerde offerteaanvragen uit de offertemap opgepakt. Zie AI-offertesoftware voor groothandels of AI-offertesoftware voor ship chandlers.
Klaar om de gedeelde inbox niet meer met de hand te sorteren?
Zie hoe QuotifAI een voorbeeldmailbox sorteert.
Vraag een demo aan