What does QuotifAI look at when it classifies an email?

The newest message in the thread, plus anything attached to it: PDFs, spreadsheets, scanned pages. The quoted history below the latest reply counts as context only.

Does it read attachments or only the message body?

Both. QuotifAI opens attachments, including scanned documents, so an order sheet or enquiry form on an otherwise empty message is still read properly.

What happens to replies and forwarded messages?

Threads your team has already picked up are marked as seen and left where they are, so the same conversation is not filed twice.

Which languages does it handle?

Any language your customers write in. There is no per-language setup and no list to maintain, so a mailbox that gets Dutch, English, French and Spanish is handled the same way throughout. Threads that switch language part way are read as one message.

Where do the messages end up?

In your existing mail folders. Orders go to the order folder for that department, quote requests to the quote folder. Everything else stays in the inbox, marked as seen.

Do we need the full QuotifAI quoting platform to use this?

No. Sales inbox automation runs on its own and only needs access to the mailbox you want sorted. Orders and quote requests land in your existing folders and your team carries on exactly as they do now. If you add QuotifAI quoting later, the same decisions feed straight into it.

Salesinbox automatisering

Salesinbox-automatisering die bestellingen van offerteaanvragen onderscheidt

QuotifAI brengt salesinbox-automatisering naar de mailbox die u al gebruikt. Het leest elk bericht dat binnenkomt, bepaalt of het om een bestelling, een offerteaanvraag of geen van beide gaat, en verplaatst het naar de juiste map voordat iemand het opent.

Leest bijlagen · In elke taal · Werkt in uw bestaande mailbox

Voorbeeldverwerking 0 van de 128 berichten gesorteerd

⇆ Continu gecontroleerd · nieuwste e-mail 07:12

Afdelingsmailbox sales@example.com ontvangen uitlezen deciding filing inbox gesorteerd

Bericht	Bijgevoegd	Beslissing	Folder
Aanvraag Q252612032 purchasing@example.com	XLSX	Offerteaanvraag	Offertes
Onze bestelling 82615207 h.dekker@example.com	PDF	Bestelling	Bestellingen
Bevestiging inkooporder 44821 supplies@example.com	geen	Geen van beide	Inbox
RFQ valve DN40 k.mertens@example.com	Scan	Offerteaanvraag	Offertes

Waarom Bij elke beslissing wordt een reden vastgelegd Aantallen en een leverdatum, geen ordernummer Bevestigt afgesproken prijzen en vermeldt een eigen ordernummer Een leverancier die een door u geplaatste inkooporder bevestigt Gescand aanvraagformulier, aantallen maar geen bestelling Bij elk bericht vastgelegd, door u te controleren en aan te passen

+ nog 124 berichten in dezelfde verwerking

Bijlagen en gescande pagina’s gelezen Bestelling, offerteaanvraag of geen van beide Geplaatst in uw bestaande mappen

Illustratie met voorbeelddata. Alle drie de uitkomsten zijn weergegeven: een offerteaanvraag, een bestelling en een bericht dat geen van beide is en als gelezen in de inbox blijft staan.

Vertrouwd door

Waarom de salesinbox automatiseren

Offerteaanvragen blijven in de inbox staan voordat iemand ermee aan de slag gaat

Bestellingen en offerteaanvragen komen binnen tussen leveranciersreacties, leveringsmeldingen en allerlei andere berichten. Iemand moet ze allemaal openen om te zien wat wat is, en geen minuut daarvan gaat naar het maken van offertes.

Bestellingen en offerteaanvragen direct gescheiden bij binnenkomst

QuotifAI labelt elk bericht als bestelling, offerteaanvraag of geen van beide, zodat de inbox al gesorteerd is zodra uw team die opent.

Leveranciersreacties blijven uit beeld

Wanneer een leverancier een door u geplaatste inkooporder bevestigt, herkent QuotifAI dat en laat het bericht ongemoeid. Het verschijnt nooit als nieuwe aanvraag.

Niets hoeft te wachten op kantooruren

E-mails die ’s nachts of in het weekend binnenkomen, zijn al gesorteerd tegen de tijd dat de eerste medewerker inlogt.

Het opent ook de bijlagen

QuotifAI leest pdf’s en spreadsheets, inclusief gescande pagina’s, zodat ook een lege e-mail met alleen een bestelformulier als bijlage direct op de juiste plek terechtkomt.

In elke taal waarin uw klanten schrijven

QuotifAI leest berichten in elke taal waarin ze binnenkomen en verwerkt ook e-mailthreads die tussendoor van taal wisselen. U hoeft geen talenlijst in te stellen.

Geplaatst in de mappen die u al gebruikt

Berichten komen terecht in uw bestaande mappen voor bestellingen en offertes. Uw team blijft gewoon werken in dezelfde mailbox.

Van ongelezen bericht naar de juiste map

Hoe salesinbox-automatisering werkt

Het pakt nieuwe e-mail automatisch op

QuotifAI houdt elke afdelingsmailbox continu in de gaten. Reacties en doorgestuurde e-mails die uw team al heeft afgehandeld, blijven gewoon staan waar ze staan.

Het leest het nieuwste bericht volledig uit

QuotifAI verwerkt het nieuwste bericht, samen met eventuele bijgevoegde pdf’s of spreadsheets, inclusief gescande pagina’s. Oudere berichtgeschiedenis telt alleen mee als context, zodat een aanvraag van maanden geleden lager in de thread niet bepaalt hoe het bericht wordt ingedeeld.

Het bepaalt wat het is en legt ook vast waarom

QuotifAI bepaalt of het om een bestelling, een offerteaanvraag of geen van beide gaat, en legt ook vast waarom die keuze is gemaakt. Daarnaast herkent het de naam van de klant en het type goederen waar het om gaat.

Het plaatst de e-mail waar uw team die verwacht

Bestellingen gaan naar uw bestellingenmap en offerteaanvragen naar uw offertemap. Alles wat daar niet onder valt, wordt als gelezen gemarkeerd en blijft in de inbox staan, zodat er niets verdwijnt.

Het verschil dat het maakt

Wat er verandert zodra de inbox zichzelf sorteert

Niemand hoeft de inbox nog te sorteren

De persoon die eerst elk bericht moest openen alleen om te bepalen waar het thuishoorde, kan die tijd nu besteden aan het maken van offertes.

Uw eigen inkooporders zorgen niet langer voor verwarring

QuotifAI controleert van wie de bestelling is waar de afzender naar verwijst. Een leverancier die een door u geplaatste inkooporder bevestigt, belandt nooit tussen nieuwe aanvragen.

Oude e-mailthreads blijven afgesloten

De beoordeling is gebaseerd op het nieuwste bericht. Een reactie op een offerte die u al heeft verstuurd, wordt niet behandeld als een nieuwe aanvraag.

Een aanvraag blijft een aanvraag

Een formeel document met meerdere regels en aantallen blijft een offerteaanvraag wanneer het als aanvraag of RFQ is aangeduid. QuotifAI ziet zulke documenten niet ten onrechte als een definitieve bestelling.

Elke beslissing wordt vastgelegd met een reden

QuotifAI legt vast waarom elk bericht op een bepaalde manier is gelabeld, zodat u de beoordeling kunt controleren en aanpassen als u het ergens niet mee eens bent.

Klant en producttype direct vastgelegd

QuotifAI legt direct vast wie het bericht heeft gestuurd en om wat voor soort goederen het gaat, zodat degene die het oppakt meteen de juiste context heeft.

Het werkt in de mailbox die u al heeft

Geen tweede inbox en geen nieuwe tool die uw team moet leren gebruiken. QuotifAI werkt binnen uw bestaande mailserver en mappenstructuur.

U kunt aangeven wat het moet negeren

Domeinen die nooit bestellingen of offerteaanvragen sturen, kunnen volledig worden overgeslagen, zodat daar geen tijd aan wordt besteed.

Uw inbox blijft onder uw controle

Zie wat is geclassificeerd en waarom

Een reden bij elk bericht

QuotifAI legt per bericht het label, de klant, het producttype en de reden achter de beslissing vast.

Volume en kosten per mailbox

U ziet hoeveel elke mailbox per dag verwerkt en wat de kosten zijn om die mailbox te laten draaien.

De regels blijven van u

U bepaalt welke mailboxen QuotifAI bewaakt, welke mappen het gebruikt en welke domeinen het negeert.

Vragen

Voordat u een demo boekt

Waar kijkt QuotifAI naar bij het classificeren van een e-mail?

Het nieuwste bericht in de thread, plus alles wat daaraan is toegevoegd: pdf’s, spreadsheets en gescande pagina’s. De geciteerde berichtgeschiedenis onder de laatste reactie telt alleen mee als context.

Leest het ook bijlagen of alleen de tekst van het bericht?

Allebei. QuotifAI opent ook bijlagen, inclusief gescande documenten, zodat een bestelformulier of aanvraagformulier in een verder lege e-mail alsnog goed wordt gelezen.

Wat gebeurt er met reacties en doorgestuurde berichten?

Threads die uw team al heeft opgepakt, worden als gelezen gemarkeerd en blijven staan waar ze staan, zodat hetzelfde gesprek niet twee keer wordt verwerkt.

Welke talen ondersteunt het?

Elke taal waarin uw klanten schrijven. Er is geen aparte taalinstelling en geen lijst die u hoeft bij te houden, dus een mailbox met Nederlandse, Engelse, Franse en Spaanse berichten wordt overal op dezelfde manier verwerkt. Ook e-mailthreads die halverwege van taal wisselen, worden als één geheel gelezen.

Waar komen de berichten terecht?

In uw bestaande e-mailmappen. Bestellingen gaan naar de bestellingenmap van die afdeling, offerteaanvragen naar de offertemap. Alles wat daar niet onder valt, blijft in de inbox staan en wordt als gelezen gemarkeerd.

Hebben we het volledige offerteplatform van QuotifAI nodig om dit te gebruiken?

Nee. De salesinbox-automatisering werkt zelfstandig en heeft alleen toegang nodig tot de mailbox die u wilt laten sorteren. Bestellingen en offerteaanvragen komen gewoon terecht in uw bestaande mappen en uw team werkt verder precies zoals nu. Als u later QuotifAI Offertes toevoegt, sluiten diezelfde beoordelingen daar naadloos op aan.

Klaar om de inbox niet langer handmatig te sorteren?

Zie hoe QuotifAI een echte mailbox sorteert.