Beveiliging en controle
Hoe QuotifAI uw data en systemen beschermt
De beveiliging van offerteautomatisering in gewone taal: waar uw data draait, wie erbij kan en wat de AI zelfstandig mag doen.
Vertrouwd door
Hoe het wordt beschermd
Uw omgeving is volledig van u alleen
Elke klant draait in een eigen omgeving, met een eigen database, in de cloudregio die u kiest. Toegang wordt beheerd per rol en per pagina, en inloggen ondersteunt passkeys. Als u klantportaalautomatisering gebruikt, worden de inloggegevens waarmee QuotifAI inlogt versleuteld opgeslagen en buiten alle logs gehouden.
QuotifAI verwerkt offerteaanvragen, klantgegevens en prijsinformatie, dus de vragen die uw IT-team stelt zijn heel begrijpelijk. Dit zijn de antwoorden.
Een eigen omgeving per klant
Elke klant draait op een eigen instance met een eigen database en eigen inloggegevens. Er wordt niets gedeeld tussen klanten en geen enkele klantdata wordt gebruikt om het werk van een andere klant te verwerken. Uw omgeving draait in de cloudregio die u kiest: wilt u die in Europa, dan draaien we in een Europese regio.
Toegangsbeheer tot op paginaniveau
Rollen, rechten en afdelingen bepalen wat iedere gebruiker kan openen en wat die mag wijzigen. Iemand die offertes controleert, ziet geen configuratie, prijslijsten of gebruikersbeheer tenzij u daar expliciet toegang toe geeft.
Inloggen dat bestand is tegen phishing
Tweefactorauthenticatie is standaard ingebouwd. Een gebruiker kan een passkey registreren op het eigen apparaat en daarmee inloggen, of terugvallen op een authenticatorcode. Beide opties zijn beschikbaar voor elk account.
Portaalinloggegevens blijven versleuteld opgeslagen
Dit geldt wanneer u klantportaalautomatisering gebruikt. De inloggegevens waarmee QuotifAI inlogt op de portalen van uw klanten worden versleuteld opgeslagen en alleen ontsleuteld op de machine waarop de portaalagent draait, op het moment dat die inlogt. Wachtwoorden worden nooit in taaklogs weggeschreven.
Elke bijlage wordt gescand
Bestanden die per e-mail binnenkomen, worden op virussen gescand voordat QuotifAI ze opent of gebruikt in een offerte. Dat geldt ook voor bestanden die de portaalagent downloadt, wanneer u klantportaalautomatisering gebruikt.
Elke beslissing wordt vastgelegd
QuotifAI legt vast waarom het een bericht heeft geclassificeerd, een product heeft gematcht of een regel heeft gemarkeerd, zodat u de gemaakte keuzes kunt controleren en aanpassen waar u het niet mee eens bent.
De regie behouden
De AI heeft nooit het laatste woord
Beoordeling gebeurt per regel
Wanneer QuotifAI vertrouwen heeft in elke regel, rondt het de offerte volledig af. Als één of twee artikelen onduidelijk zijn, markeert het alleen die regels en niet de hele aanvraag, zodat uw team twee artikelen controleert in plaats van veertig.
Een medewerker kan halverwege overnemen
Wanneer u klantportaalautomatisering gebruikt, kan een lopende portaaltaak pauzeren en de live sessie overdragen aan een bevoegde medewerker, die de stap afrondt en de controle daarna weer teruggeeft. De taak gaat vervolgens verder vanaf dezelfde pagina.
U bepaalt wat zonder toezicht mag draaien
Welke stappen automatisch draaien en welke op goedkeuring wachten, is een instelling die per afdeling en per klant wordt bepaald, en geen vast gedrag van het product.
Vragen
Wat uw IT-team zal willen weten
Waar wordt onze data opgeslagen?
In de cloudregio die u kiest. Als uw data in Europa moet blijven, draaien we uw instance in een Europese regio, en hetzelfde geldt voor elke andere regio die u nodig heeft. Uw QuotifAI-omgeving is een eigen instance met een eigen database en geen gedeelde tenant, zodat uw data op geen enkel niveau wordt vermengd met die van andere klanten.
Wie in ons team kan wat zien?
Dat bepaalt u. QuotifAI werkt met rollen, rechten en afdelingen, en elke pagina en handeling is daarop afgeschermd. Een beoordelaar ziet de offertes die gecontroleerd moeten worden. Configuratie, prijslijsten, gebruikersbeheer en logs zijn aparte rechten die u bewust toekent.
Hoe loggen gebruikers in?
Met een wachtwoord plus een tweede factor. Gebruikers kunnen een passkey registreren op hun eigen apparaat en daarmee inloggen, of een code uit een authenticator-app gebruiken. Beide opties zijn beschikbaar op elk account.
Hoe worden de inloggegevens voor klantportaalautomatisering beschermd?
Dit geldt als u gebruikmaakt van klantportaalautomatisering, waar QuotifAI voor u inlogt op de portalen van uw klanten. Die inloggegevens worden versleuteld opgeslagen en alleen ontsleuteld op de machine waarop de portaalagent draait, op het moment dat die moet inloggen. Wachtwoordwaarden worden nooit weggeschreven naar taaklogs of gedownloade bestanden.
Wat gebeurt er met bestanden die per e-mail binnenkomen?
Ze worden op virussen gescand voordat QuotifAI ze opent. Als u klantportaalautomatisering gebruikt, geldt hetzelfde voor bestanden die de portaalagent downloadt: die worden gecontroleerd voordat ze in de offertworkflow worden gebruikt.
Kunnen we zien wat de AI daadwerkelijk heeft gedaan?
Ja. QuotifAI legt de reden achter elke classificatie en elke match vast, zodat u de gemaakte keuzes kunt controleren en corrigeren. Als u klantportaalautomatisering gebruikt, wordt ook elke portaaltaak opgenomen en kan die als video worden teruggekeken, zodat u precies ziet hoe de portaalagent door de site is gegaan.
Wilt u dat uw IT-team er goed naar kijkt?
We nemen met hen de inrichting, het toegangsmodel en de hostingkeuzes stap voor stap door.