Voor groothandels
AI-offertesoftware voor groothandelaren
QuotifAI is AI-offertesoftware voor groothandels en distributeurs. Het leest elke offerteaanvraag, koppelt elke regel aan uw productdata en haalt de prijzen op uit uw ERP. Uw team controleert, keurt goed en verstuurt.
SAP · Microsoft Dynamics 365 · Exact · Odoo · Klipboard Wholesale · Maatwerk legacy-systemen
Vertrouwd door
Waarom distributeurs overstappen
Waarom groothandels kiezen voor QuotifAI
De ene klant stuurt een pdf met een overzicht van 200 regels. Een andere gebruikt in de offerteaanvraag eigen artikelnummers in plaats van die van u. Een derde bestelt opnieuw wat vorig kwartaal is gekocht en verwacht ook de prijs van vorig kwartaal.
Uw team kan dit allemaal prijzen, maar elke regel vraagt om het opzoeken van de juiste contractprijs, het controleren of een staffelkorting van toepassing is en het bevestigen dat de marge nog steeds klopt. QuotifAI koppelt elke regel aan uw productdata, haalt de prijs uit uw ERP op basis van de afspraak die voor die klant geldt en controleert het resultaat tegen uw minimale marge voordat iemand het ziet. Uw team verifieert, keurt goed en verstuurt. De offerte gaat nog diezelfde middag de deur uit, niet pas de volgende ochtend.
Snellere doorlooptijden
Meer offertes verstuurd, met minder wachttijd.
Minder fouten
Standaardchecks voorkomen overbodige communicatie en extra werk.
Soepeler werken
Drukke periodes blijven beheersbaar dankzij betrouwbare automatisering.
Passend bij uw proces
Wij stemmen data-extractie, artikelmatching, prijsregels en uitvoerformaten af op uw werkwijze. QuotifAI is speciaal ontwikkeld voor sectoren met complexe technische aanvragen, zoals maritieme dienstverlening, logistiek, groothandel en productie, waar snelheid en nauwkeurigheid bij grote offertevolumes cruciaal zijn.
Geleidelijk starten
Adopteer in uw eigen tempo, zonder ingrijpende big-bangverandering.
ERP‑koppeling
Wij bouwen en onderhouden de integratie met uw bestaande systemen van begin tot eind, inclusief koppelingen met grote ERP-systemen zoals SAP, Microsoft Dynamics 365, Exact, Odoo, Klipboard Wholesale en aangepaste legacy-systemen.
Van inbox naar ERP
Uw werkdag met QuotifAI
01
De inbox-chaos
Klanten volgen zelden een vast template. Ze sturen rommelige aanvragen, zoals wazige pdf-bijlagen, cryptische afkortingen in de tekst van een e-mail of zelfs foto’s van handgeschreven lijsten. Voor een medewerker is dit een puzzel die al snel 20 minuten kost om te ontcijferen. Voor uw bedrijf is het een knelpunt. In plaats van dat uw salesteam de ochtend besteedt aan het vertalen van deze aanvragen naar uw systeem, grijpt de software in zodra ze in de inbox binnenkomen.
02
Breng structuur in de chaos
Hier gebeurt het echte zware werk. Het systeem leest de e-mail niet alleen, het begrijpt die ook. Het herkent de artikellijnen, koppelt ze aan uw specifieke productcodes en past uw eigen prijsregels toe. Het haalt de vaagheid eruit en bouwt perfect gestructureerde data op die direct klaarstaat voor uw ERP. Is de AI zeker van de uitkomst, dan gaat het proces automatisch verder. Is een aanvraag uitzonderlijk complex, dan wordt die gemarkeerd voor een snelle controle door een medewerker.
03
De cirkel direct rond
Het resultaat is niet alleen data in een database, maar een volledig afgerond proces. Zodra de bestelling is gestructureerd en goedgekeurd, maakt het systeem de cirkel rond. Het zet de gegevens zonder handmatige invoer of dubbel werk door naar uw huidige ERP. Tegelijkertijd wordt een professionele, gestructureerde offerte naar de klant teruggestuurd. Uw klanten krijgen binnen enkele minuten antwoord in plaats van pas na dagen, en uw team begint de dag met resultaat in plaats van een tijdrovende taak.
04
Prijslijst
Wanneer prijslijsten van leveranciers veranderen, blijft uw prijsdata volledig up-to-date. Of de prijslijst nu rechtstreeks uit uw ERP-systeem komt of via een upload van een leveranciersprijslijst, alles wordt automatisch geïmporteerd, gestructureerd en gevalideerd.
Geen handmatig kopiëren en plakken of opschonen van spreadsheets meer. Producten, kosten en marges blijven consistent op elkaar afgestemd, zodat elke offerte de meest actuele en nauwkeurige prijsregels volgt. Ingebouwde controles helpen inconsistenties of afwijkingen te signaleren voordat ze uw klanten bereiken.
Het resultaat is snellere offerteprocessen, minder fouten en betere margesturing, met prijsinformatie die altijd georganiseerd en up-to-date blijft.
05
Analyses
Aan het einde van de week ziet u het verhaal van wat er is gebeurd: volumes, responspatronen en resultaten. Trends laten zien waar dingen verbeteren en waar kleine aanpassingen een grote impact kunnen hebben. Duidelijke visualisaties maken het eenvoudig om updates te delen met het management en op één lijn te komen over prioriteiten. Het is continue verbetering, ingebouwd in uw routine.
Wat het oplevert
De belangrijkste voordelen van automatische offerteverwerking
Snelle respons
Stuurt snel prijsindicaties naar klanten, ook buiten werktijden.
Menselijk slimme AI
Gaat alleen verder bij voldoende zekerheid; vraagt om controle bij twijfel, precies zoals een zorgvuldige collega.
Van chaos naar ERP
Maak van elke rommelige omschrijving een volledige, direct verwerkbare ERP-order.
Leert van u
Elke correctie verbetert automatisch toekomstige resultaten.
ERP-assistent
Geen vervanging, maar een supersnelle en betrouwbare kracht die naadloos samenwerkt met uw ERP.
Documentverwerking
Leest pdf's, Excel-bestanden en e-mails, haalt eruit wat belangrijk is en bereidt gestructureerde data voor.
Direct naar ERP
Wij bouwen de ERP-koppeling voor u en houden gegevens synchroon, zonder dubbele invoer.
Prijszekerheid
Gestroomlijnde imports houden prijsgegevens actueel; ingebouwde controles beschermen uw marges.
Maatwerk
Wij passen in- en uitvoer volledig aan op uw producten, klanten en bedrijfsregels.
Veilig vanaf het eerste ontwerp
Elke klant werkt in een toegewijde, geïsoleerde omgeving.
Onthoudt herhaalde artikelen
Artikelen die een klant eerder heeft besteld, worden direct herkend, zodat een herhaalbestelling meteen naar de prijsbepaling gaat tegen de tarieven van vandaag.
Klantartikelnummers
Wanneer een klant zijn eigen artikelnummers gebruikt, leert QuotifAI welke van uw producten daarmee worden bedoeld, zodat die nummering bij volgende aanvragen direct wordt herkend.
Onder de motorkap
Ingebouwde extra functionaliteiten
Ingebouwd gebruikersbeheer
De juiste mensen de juiste toegang geven is snel en eenvoudig. Nieuwe teamleden krijgen direct de weergaven en acties die ze nodig hebben, terwijl gevoelige gegevens beschermd blijven. Een helder logboek toont wie wat heeft gedaan en wanneer, zodat u compliant blijft zonder dat iemand vertraging oploopt.
Overzicht
In één oogopslag ziet u dat alles goed werkt en bijgewerkt is. Als er iets aandacht nodig heeft, is dat direct duidelijk zichtbaar, zodat uw team zich kan richten op klanten in plaats van op het oplossen van problemen.
Leren
Wanneer een product of referentie onbekend voorkomt, stelt het systeem op basis van uw historie de beste match voor. U bevestigt dit eenmalig, waarna vergelijkbare verzoeken de volgende keer vlekkeloos verlopen—met minder afwijkingen en minder vertraging.
Gerelateerde oplossingen
Andere workflows die we kunnen automatiseren
Gebruik hetzelfde platform voor operationele werkzaamheden rond offreren, prijsbepaling en orderverwerking.
Salesinbox automatisering
Sorteer elke bestelling en offerteaanvraag voordat iemand de inbox opent.
QuotifAI leest elk inkomend bericht, bepaalt of het een bestelling, een offerteaanvraag of geen van beide is, en plaatst het in de juiste map in uw bestaande mailbox.
Klantportalen
Stop met het overzetten van offertegegevens tussen portalen en uw ERP
QuotifAI vindt de offerteaanvraag, past uw bestaande matchings- en prijsworkflow toe en vult de voltooide reactie terug in het portaal in.
Maatwerk AI-automatisering
Heeft u een proces waar geen enkel product op aansluit? Wij bouwen het.
U brengt het idee mee en de kennis van hoe het werk gebeurt. Wij bouwen de AI die het uitvoert, brengen die in productie en houden die draaiend.
Klaar om uw offerteproces te automatiseren? Plan een gratis demo.
Zie hoe QuotifAI een echte aanvraag verwerkt en probeer het daarna gratis uit met uw eigen prijslijst.